Explorez les définitions, termes et acronymes clés qui façonnent l'industrie de la gestion des voyages d'affaires. Cette ressource aide à simplifier le langage complexe et soutient tous les intervenants, des acheteurs de voyages d'affaires aux voyageurs d'affaires débutants.
Le devoir de diligence désigne la responsabilité d'une entreprise d'assurer la sécurité et le bien-être de ses employés, particulièrement lors des voyages d'affaires. Cela comprend le soutien en cas d'urgence, la surveillance des risques liés aux déplacements et la mise en place d'arrangements de voyage sécuritaires.
Une entreprise de gestion de voyages (TMC) est une agence spécialisée qui aide les organisations à gérer leurs besoins en voyages d'affaires, offrant des services tels que les réservations, la conformité aux politiques, la production de rapports et le soutien aux voyageurs. Les TMC visent à simplifier les processus de voyage, à réduire les coûts et à améliorer l'expérience voyageur.
Les frais de déplacement professionnel (T&E) englobent l'ensemble des coûts liés aux voyages d'affaires, incluant le transport, l'hébergement, les repas et autres dépenses professionnelles. Les entreprises disposent généralement de systèmes pour gérer, suivre et rembourser ces frais conformément à leurs politiques de voyage.
La gestion des risques est le processus d'identification, d'évaluation et d'atténuation des risques potentiels pouvant nuire aux activités de l'entreprise ou à la sécurité des voyageurs. Dans le contexte des voyages, elle consiste à assurer la sécurité des employés, à respecter les politiques en vigueur et à réduire les risques financiers et opérationnels liés aux déplacements.
La gestion des risques liés aux voyages (TRM) englobe les processus et les outils utilisés pour assurer la sécurité et la protection des employés lors de leurs déplacements professionnels. Les programmes de TRM comprennent le suivi des voyageurs, les alertes en temps réel, le soutien en cas d'urgence et des lignes directrices en matière de politique afin d'aider les entreprises à remplir leurs obligations de devoir de diligence.
Un gestionnaire de voyages supervise le programme de voyage d'une entreprise, gérant les budgets, les politiques, les négociations avec les fournisseurs et le soutien aux voyageurs, tout en s'assurant que les employés voyagent efficacement et en toute sécurité. Il aligne les stratégies de voyage sur les objectifs organisationnels, en mettant l'accent sur le contrôle des coûts et l'expérience voyageur, tout en soutenant les responsabilités liées au devoir de diligence.
La négociation avec les fournisseurs est le processus par lequel les entreprises collaborent avec leurs fournisseurs pour convenir de conditions clés telles que les prix, les délais de livraison et la qualité des produits. L'objectif est d'obtenir les meilleures conditions possibles tout en maintenant une relation positive et durable avec le fournisseur.
Les réunions et événements désignent la planification et l'organisation de rassemblements d'entreprise tels que des conférences, des séminaires et des réunions d'équipe. Ce domaine comprend la coordination logistique des voyages, de l'hébergement, des lieux et des technologies afin d'assurer une expérience harmonieuse et productive.
Les voyages d'affaires désignent tout déplacement effectué à des fins professionnelles, comme assister à des réunions ou à des conférences, ou rencontrer des clients. Ils soutiennent les activités et les objectifs d'une entreprise en permettant aux employés de mener des affaires en personne.
Les voyages personnels désignent les déplacements effectués pour des raisons non professionnelles, comme les vacances, les visites familiales ou les activités de loisir. Ils ne sont pas couverts par la politique de voyage de l'entreprise et sont généralement payés par le voyageur.
