Les voyages d’affaires sont plus faciles à justifier lorsque la croissance est au rendez-vous et que les budgets sont prévisibles. La véritable difficulté consiste à maintenir l’alignement des programmes de voyages avec les priorités d’affaires en constante évolution lorsque le contexte change.
C’est précisément là que réside l’occasion pour les gestionnaires de voyages. Un programme peu aligné sur les objectifs de l’entreprise et difficile à utiliser pour les voyageurs sera toujours perçu comme une dépense qu’il faut contrôler. À l’inverse, un programme résilient, conçu autour de l’expérience voyageur et de résultats d’affaires concrets, peut devenir un véritable moteur de croissance.
Ce qui distingue un « bon » programme d’un « mauvais » programme ne tient généralement pas seulement à la taille du budget, mais plutôt à son degré d’alignement avec les objectifs de l’entreprise. Voici quelques pistes concrètes pour les gestionnaires de voyages qui souhaitent amorcer ce changement.
Réévaluez la raison de vos déplacements professionnels
Tous les déplacements n’ont pas la même valeur. Une visite de vente qui mène à la conclusion d’un contrat, une réunion stratégique hors site réunissant les dirigeants autour d’une décision importante ou encore une visite de site essentielle à l’atténuation d’un risque produisent des résultats d’affaires tangibles. À l’inverse, certains déplacements récurrents ou planifiés de longue date n’offrent pas nécessairement les mêmes retombées.
Pour les gestionnaires de voyages, cette distinction est essentielle. Chaque dollar étant examiné de près, il devient nécessaire de relier les déplacements aux indicateurs clés de performance (ICP) de l’entreprise. Chaque déplacement approuvé devrait être associé à un résultat d’affaires précis, qu’il s’agisse de l’intégration de nouveaux employés, du renforcement des relations avec la clientèle ou du développement de nouveaux marchés.
Commencez par intégrer l’objectif du déplacement au processus d’approbation. Avant qu’un déplacement soit autorisé, son objectif d’affaires devrait être clairement défini. Cette approche favorise une culture des déplacements axés sur des objectifs précis où la question n’est plus : « Pouvons-nous nous permettre ce déplacement? », mais plutôt : « Quel résultat d’affaires souhaitons-nous obtenir grâce à ce déplacement? »
Les voyages d’affaires deviennent ainsi un investissement stratégique judicieux, assorti de résultats mesurables, plutôt que de simples lignes de dépenses.
Tirer pleinement parti des rencontres en personne
Les rencontres en personne avec les clients demeurent l’un des meilleurs moyens d’établir et de maintenir des relations avec ceux-ci. Ces interactions directes favorisent un niveau de confiance et de fidélisation qu’il est difficile d’obtenir uniquement par courriel.*
L’une des façons les plus efficaces d’accroître la valeur d’un déplacement consiste à combiner plusieurs objectifs. Un voyage de vente peut facilement être prolongé afin de rencontrer un client potentiel ou d’échanger avec des partenaires régionaux. Pour les gestionnaires de voyages, le regroupement de plusieurs objectifs dans un même déplacement représente une façon simple d’optimiser les budgets sans compromettre les résultats.
Une autre stratégie consiste à planifier les déplacements à des moments clés. Dans la mesure du possible, faites-les coïncider avec un jalon important, comme un lancement de produit ou une période de renouvellement de contrat. Une rencontre en personne à ces moments stratégiques a généralement davantage d’impact.
Les clients ne sont pas les seuls à bénéficier des rencontres en personne. Les rencontres d’équipe hors site jouent également un rôle important dans la cohésion des équipes, particulièrement au sein des entreprises fonctionnant entièrement à distance. Les voyages d’affaires deviennent alors un moyen de renforcer et de préserver la culture organisationnelle, tout en contribuant positivement au moral des équipes.
Les voyages d’affaires offrent également un avantage qu’aucune recherche à distance ne peut procurer : une présence sur le terrain. La présence des membres de l’équipe sur place permet de mieux comprendre les réalités locales, d’identifier des occasions de croissance et de découvrir des possibilités qui pourraient passer inaperçues dans le cadre d’une recherche effectuée à distance.
S’appuyer sur un partenaire de confiance
La gestion efficace des voyages d’affaires représente un défi en tout temps, et plus encore lorsque les budgets font l’objet d’une surveillance accrue et que les conditions du marché demeurent imprévisibles. Une entreprise de gestion de voyages constitue alors un partenaire stratégique capable de planifier, coordonner et analyser les déplacements professionnels de manière à soutenir directement les objectifs de l’entreprise. Voici les domaines où un partenariat avec une entreprise de gestion de voyages peut générer le plus de valeur :
Optimisation des coûts
Les entreprises confrontées à la nécessité d’en faire plus avec moins pourraient être tentées de réduire leurs frais de déplacements. Toutefois, des compressions effectuées sans discernement risquent d’éliminer précisément les déplacements qui contribuent à générer des revenus.
Obtenir le tarif le plus bas ne représente qu’une partie de l’équation. Le véritable défi consiste à comprendre la valeur générale d’un déplacement et la façon dont les coûts, la qualité du service et le comportement des voyageurs interagissent dans l’ensemble du programme. Lorsque ces variables sont analysées séparément, les gestionnaires se concentrent souvent uniquement sur le prix et passent à côté d’économies potentielles ailleurs dans le programme.
Une entreprise de gestion de voyages offre une vision d’ensemble en sélectionnant les fournisseurs selon un équilibre entre les coûts, la qualité du service, les habitudes des voyageurs et les prévisions de dépenses, afin de repérer de nouvelles occasions d’économies. Le résultat : chaque dollar investi contribue directement à un objectif d’affaires.
Chez Les services Direct Travel, notre programme Direct Price Assurance aide les clients à optimiser leurs réservations et à obtenir les meilleurs tarifs disponibles. Nous surveillons quotidiennement les tarifs et effectuons automatiquement de nouvelles réservations lorsqu’une baisse de prix est détectée afin de maximiser les économies.
Gestion des perturbations
L’environnement du voyage est aujourd’hui particulièrement complexe et les perturbations, qu’elles soient causées par la météo, des enjeux sanitaires ou des événements géopolitiques, sont inévitables. La question n’est donc pas de savoir si des perturbations surviendront, mais plutôt si votre programme est conçu pour y faire face.
Grâce à une surveillance en temps réel des événements mondiaux, les voyageurs sont informés avant que les situations ne s’aggravent. Et avec un soutien de réacheminement offert en tout temps, les perturbations deviennent gérables plutôt que critiques. Pour les gestionnaires de voyages, cela se traduit par moins de problèmes opérationnels à gérer et une plus grande confiance quant au soutien offert aux voyageurs, où qu’ils se trouvent.
Les technologies comme levier de performance
Les programmes modernes doivent s’appuyer sur des données fiables, complètes et faciles à exploiter. Lorsque les données liées aux réservations, à la conformité et aux rapports sont dispersées dans plusieurs systèmes, il devient difficile d’obtenir une vue d’ensemble cohérente. Les gestionnaires de voyages doivent alors s’appuyer sur des données incomplètes ou désuètes, tandis que les voyageurs se heurtent à des irritants qui peuvent les inciter à effectuer leurs réservations à l’extérieur du programme.
C’est pourquoi Avenir offre aux gestionnaires de voyages une vue centralisée et en temps réel du taux de conformité aux politiques, des comportements des voyageurs et des habitudes de dépenses. Ils peuvent ainsi réagir rapidement à l’information disponible et maintenir l’alignement des déplacements sur les priorités d’affaires en évolution.
Expérience voyageur
Selon les données, 94 % des voyageurs d’affaires considèrent les déplacements comme utiles, voire essentiels, à leur réussite professionnelle.* Pourtant, 90 % d’entre eux envisageraient de refuser un déplacement en raison de préoccupations liées à la sécurité, aux risques pour la santé ou à l’épuisement professionnel. Cela rappelle que l’expérience voyageur constitue un indicateur essentiel qui influence directement les résultats que votre programme vise à atteindre.
Faire de l’alignement le fondement de votre programme de voyages
Des outils de réservation intuitifs et faciles à utiliser, des politiques qui reflètent les valeurs des employés ainsi qu’un soutien fiable offert aux voyageurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 sont les éléments qui favorisent l’adhésion au programme. D’ailleurs, des recherches menées par la GBTA et l’American Society of Travel Advisors* démontrent que les entreprises qui gèrent stratégiquement leurs voyages d’affaires génèrent jusqu’à 30 % plus de revenus que leurs concurrents. Lorsque les employés bénéficient d’une expérience de voyage harmonieuse, toute l’organisation profite d’un meilleur alignement avec ses objectifs d’affaires.
Les voyages d’affaires demeurent un puissant moteur de croissance, peu importe l’évolution des conditions économiques ou les défis que les prochains mois pourraient apporter. Pour en savoir davantage sur la mise en place d’un programme de voyages performant et axé sur des objectifs clairs, communiquez avec l’équipe des Services Direct Travel *
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