Les voyages des invités touchent certaines des relations les plus importantes d’une entreprise, qu’il s’agisse de candidats à l’embauche, de clients, de fournisseurs ou de participants à des événements. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, ces déplacements ne sont pas pris en charge par le programme de gestion des voyages et demeurent fragmentés.
Lors d’un récent séminaire en ligne « In The Know » organisé par Business Travel News, intitulé « Smarter guest travel : How AI and Service Can Modernize It » (Des déplacements des invités plus intelligents : comment l’IA et le service peuvent les moderniser), Sarah Kuberry Martino, chef des produits des Services Direct Travel, s’est jointe à Sam Felsenthal, cofondateur et coprésident-directeur général de Juno, pour discuter des raisons pour lesquelles les voyages des invités ont toujours été difficiles à gérer, ainsi que de la façon dont les technologies modernes et les modèles de service intégrés aident les entreprises à les intégrer au programme de voyages général.
Voici quelques-uns des thèmes clés qui sont ressortis de la discussion. Vous pouvez également regarder le séminaire en ligne complet ici :
Pourquoi les responsables des voyages repensent les voyages des invités
Pendant des années, les voyages des invités ont souvent été traités séparément des voyages des employés, gérés par différentes équipes au moyen d’outils et de processus distincts. Mais ce qui était autrefois perçu comme un ensemble de besoins de voyage isolés est devenu un enjeu opérationnel et stratégique. Les voyages des candidats, les visites de clients, les déplacements de fournisseurs contractuels, les événements et les voyages liés aux soins de santé contribuent tous aux dépenses et à l’activité des voyageurs, tout en échappant souvent à la supervision traditionnelle du programme.
À mesure que les responsables des voyages cherchent à obtenir une vue plus complète de leur écosystème de voyages, les voyages des invités occupent une place de plus en plus importante dans la discussion.
Sortir les voyages des invités de l’angle mort
Lorsque les voyages des invités sont gérés par des canaux déconnectés, il devient plus difficile de comprendre les tendances de dépenses, de suivre l’activité des voyageurs, de venir en aide aux voyageurs lors de perturbations et de maintenir des normes de conformité uniformes. Cette situation peut rapidement créer des risques opérationnels et financiers.
Dans ce contexte, les gestionnaires des voyages peuvent perdre de vue l’incidence générale des déplacements des invités sur leur entreprise et se heurter à des défis courants, notamment :
- Visibilité limitée sur les frais de déplacement et l’activité des voyageurs
- Augmentation du travail manuel pour les coordonnateurs et les équipes de voyages
- Défis liés à la conformité et à la production de rapports
- Capacité réduite à soutenir les voyageurs en situation d’urgence
- Risque accru d’atteinte à l’image de marque et à la réputation
Dans de nombreux programmes, les déplacements des invités constituent l’un des derniers angles morts importants dans un environnement de voyages autrement bien encadré. En intégrant les invités au même écosystème que les employés, les responsables des voyages peuvent obtenir une vision plus claire de leur programme et offrir un meilleur soutien à ce groupe particulier de voyageurs.
La simplicité exige une infrastructure sophistiquée
Les personnes responsables de la gestion des voyages peuvent en témoigner : créer une expérience de voyage fluide exige une coordination considérable dans les coulisses. C’est particulièrement vrai pour les voyageurs invités, dont la situation peut comporter des éléments supplémentaires ou différents à prendre en compte. Les politiques peuvent varier selon le type de voyageur, l’unité d’affaires ou l’événement. Les modalités de paiement peuvent également varier. Les obligations de diligence peuvent différer. Chaque exception ajoute une couche de complexité que les entreprises doivent gérer, mais l’objectif est d’éviter d’exposer les voyageurs à cette complexité. 
« Pour l’invité, tout doit paraître simple et facile. Mais en arrière-plan, il faut un système de gestion des réservations et des politiques extrêmement sophistiqué pour gérer les situations complexes liées aux déplacements des invités. Il est important d’anticiper les problèmes possibles et de s’assurer que votre technologie peut les gérer à chaque étape de leur parcours. »
– Sam Felsenthal, cofondateur et coprésident-directeur général chez Juno
Cela crée également un équilibre délicat pour les responsables des voyages. Les voyageurs s’attendent de plus en plus à vivre des expériences dignes de celles offertes au grand public, tandis que les entreprises ont toujours besoin de gouvernance, de visibilité, de conformité et de contrôle. Les programmes qui réussissent sont ceux qui parviennent à offrir les deux, sans imposer des contraintes supplémentaires aux invités.
L’expertise humaine demeure essentielle
Toute discussion sur l’avenir des voyages serait incomplète sans aborder l’IA. Même si l’IA peut automatiser les tâches répétitives, simplifier la coordination et formuler des recommandations fondées sur les données, les déplacements des invités, comme tous les voyages, demeurent une expérience profondément humaine. Lorsque des perturbations surviennent, les voyageurs ont besoin de réconfort, de conseils et de solutions que la technologie seule ne peut pas offrir. Les programmes les plus efficaces combinent une automatisation intelligente à l’expertise de conseillers en voyages chevronnés, capables d’intervenir lorsque les situations deviennent plus complexes.
Cette philosophie s’inscrit étroitement dans l’approche des Services Direct Travel en matière de gestion moderne des voyages. Grâce à Avenir, Les services Direct Travel réunissent une infrastructure moderne, des données unifiées, du contenu international et un service hautement personnalisé afin de créer une expérience de voyage plus connectée. 
« Tous les avantages des voyages d’affaires devraient également s’appliquer à vos invités. C’est pourquoi les déplacements des invités et ceux des employés doivent faire partie d’un programme unifié. Juno a résolu le défi de la gestion des déplacements des invités, et son intégration à Avenir permet d’offrir une intégration harmonieuse. »
– Sarah Kuberry Martino, responsable produit chez Les services Direct Travel
L’intégration des capacités de gestion des déplacements professionnels de Juno à l’ensemble de l’écosystème Avenir reflète cette évolution de fond. Les gestionnaires de voyages ne recherchent plus des solutions isolées à des problèmes précis. Ils ont besoin d’une plateforme qui leur offre visibilité, cohérence et soutien pour l’ensemble des activités liées aux déplacements.
L’avenir des déplacements des invités est connecté
Historiquement, les déplacements des invités étaient gérés en dehors de l’écosystème des programmes de gestion des voyages, ce qui créait des lacunes en matière de visibilité et de soutien aux voyageurs. Toutefois, à mesure que les technologies évoluent et que les programmes de gestion des voyages se centralisent, cette distinction tend à disparaître.
Cette réalité dépasse le seul cadre des déplacements des invités. Grâce à une vision plus intégrée du programme, chaque catégorie de voyageurs s’inscrit désormais dans une même réflexion stratégique. Il s’agit de l’un des principaux avantages de l’évolution vers une gestion générale des voyages, où les déplacements des employés, les déplacements des invités, les réunions et les événements, ainsi que l’ensemble des activités liées aux voyages peuvent être gérés au sein d’une seule et même solution offrant une visibilité accrue.
Pour les responsables des voyages qui souhaitent offrir une meilleure expérience aux voyageurs tout en conservant la visibilité, la gouvernance et le contrôle nécessaires, l’intégration des déplacements des invités au programme général représente l’une des occasions les plus prometteuses.
Pour approfondir ces réflexions et écouter l’intégralité de la discussion, regardez l’enregistrement du séminaire en ligne*.
* Ce lien affiche un contenu disponible uniquement en anglais.
