Pour de nombreux gestionnaires de voyages, la modernisation d’un programme de voyages soulève une question importante : la transition créera-t-elle plus de perturbations que les solutions actuelles?
Cette hésitation est compréhensible, surtout pour les entreprises qui font affaires avec la même entreprise de gestion de voyages depuis de nombreuses années. Avec le temps, les programmes de voyages s’intègrent profondément aux activités quotidiennes, et les équipes s’habituent aux flux de travail en place, même lorsque ceux-ci ne fonctionnent plus aussi efficacement qu’auparavant.
Toute transition majeure touche bien plus que la technologie. Les gestionnaires de voyages doivent également tenir compte de la confiance des voyageurs, de la continuité des opérations, de l’adoption interne et de la façon de maintenir le bon fonctionnement du programme tout au long du processus. Dans bien des cas, la principale préoccupation consiste à déterminer si le changement en vaut réellement la peine.
C’est pourquoi la gestion du changement est devenue un élément aussi essentiel des stratégies modernes de gestion de programmes de voyages.
Pourquoi le changement peut sembler plus risqué que le statu quo
Lorsqu’une entreprise commence à réévaluer son programme de voyages, la discussion débute souvent par des frustrations opérationnelles bien connues. La pression croissante visant à mieux soutenir les voyageurs, la visibilité limitée sur les données de voyage, les écosystèmes technologiques restrictifs et les expériences de service fragmentées peuvent graduellement miner la confiance envers le programme.
Une inquiétude fréquente est que le changement de partenaire de voyage rende temporairement les choses encore plus difficiles. Les questions entourant la charge de travail liée à la mise en œuvre, l’adoption par les voyageurs, la migration des politiques et la continuité du service peuvent rapidement éclipser les avantages potentiels de la modernisation.
Mais demeurer avec un système déconnecté ou peu flexible crée aussi des pressions opérationnelles à long terme. Les gestionnaires de voyages ont besoin d’une technologie qui évolue avec l’entreprise, d’une meilleure visibilité sur les activités du programme ainsi que d’un accès optimisé aux ressources et à l’assistance en matière de voyages, sans pour autant compromettre la fiabilité. La modernisation fonctionne mieux lorsque l’innovation est structurée, durable et non perturbatrice.
Les programmes mondiaux augmentent les enjeux
Les préoccupations liées à la mise en œuvre sont souvent encore plus importantes pour les entreprises internationales, puisque les répercussions opérationnelles touchent simultanément plusieurs régions, groupes de voyageurs et parties prenantes internes. En effet, 61 % des acheteurs multinationaux considèrent que la gestion mondiale des voyages représente un défi.*
De nombreuses entreprises gèrent déjà des environnements fragmentés en coulisses, notamment des flux de travail régionaux déconnectés, des expériences voyageurs incohérentes, des structures de rapports cloisonnées et différents niveaux de soutien selon les marchés. Avec le temps, cette complexité peut rendre les programmes plus difficiles à gérer et plus difficiles à utiliser avec confiance pour les voyageurs.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises accordent désormais une plus grande importance aux infrastructures mondiales unifiées et aux modèles de service coordonnés, afin d’offrir une expérience plus cohérente d’une région à l’autre tout en répondant aux besoins locaux.
Mais peu importe la taille du programme, les responsables des voyages doivent pouvoir avoir confiance dans le fait que la transition sera structurée et gérable sur le plan opérationnel dès le départ.
À quoi ressemble réellement une transition réussie
Une transition bien gérée repose sur une approche structurée et hautement collaborative. Les gestionnaires de voyages doivent comprendre ce qui se passe, à quel moment et qui est responsable à chaque étape du processus.
Travaillez avec votre partenaire voyage afin que le processus commence par :
- un calendrier de mise en œuvre clair;
- des étapes et responsabilités bien définies;
- des séances de démarrage;
- des stratégies de communication destinées aux voyageurs;
- des suivis continus avant et après la mise en service.
Il est tout aussi important de préserver les éléments du programme qui fonctionnent déjà bien. Les profils voyageurs, les configurations de politiques, les flux d’approbation et les structures de rapports devraient être migrés de façon fluide lorsque possible. L’objectif consiste à simplifier les opérations et à réduire les frictions à long terme, et non à obliger l’entreprise à reconstruire entièrement son programme de voyages.
La bonne approche de mise en œuvre devrait également faciliter l’adaptation des voyageurs aux nouveaux flux de travail. La gestion des déplacements en libre-service, un accès élargi aux ressources et des outils intégrés contribuent à favoriser l’adoption et à réduire les solutions de contournement opérationnelles qui s’accumulent souvent dans les environnements hérités.
Accompagnement à l’intégration
Une technologie performante doit s’accompagner d’un soutien humain réactif tout au long du processus. Particulièrement en période de changement, les employés doivent avoir l’assurance qu’ils pourront obtenir de l’aide rapidement en cas de questions ou de perturbations.
C’est ce qu’a vécu Samuel, Son & Co. lors de la réévaluation de son programme de voyages. Pour Katherine Vaillancourt, directrice de l’approvisionnement indirect, les préoccupations liées à la mise en œuvre portaient initialement sur les perturbations, la résistance interne et la charge de travail associée à la gestion d’une transition en parallèle des activités quotidiennes.
En pratique, le processus de mise en œuvre a créé davantage de structure et d’harmonisation que d’incertitude. Des échéanciers clairs, des suivis réguliers et un soutien dédié ont permis de maintenir le déploiement sur la bonne voie tout en réduisant la pression sur les équipes internes.
« La mise en œuvre d’Avenir a été réalisée avant l’échéance prévue », affirme Mme Vaillancourt. « Cela a probablement été l’une des meilleures mises en œuvre que nous ayons connues comme entreprise. Et cela veut dire beaucoup. »
Grâce à une mise en œuvre structurée, à une communication régulière et à un accompagnement concret, le bon partenaire vous aidera à minimiser les perturbations liées au changement.
Mesurer le succès au-delà de la mise en œuvre
À mesure que les voyageurs et les équipes internes s’adaptent aux nouveaux flux de travail, les entreprises devraient constater des expériences de service plus fluides, une meilleure adoption et moins de frustrations opérationnelles.
Parmi les premiers signes d’une transition réussie, on retrouve souvent :
- moins de plaintes liées à la visibilité des ressources et données disponibles;
- une résolution plus rapide des problèmes;
- de meilleurs taux d’adoption;
- une confiance accrue dans les données de rapports;
- des expériences de service simplifiées;
- moins de solutions de contournement opérationnelles;
- une visibilité accrue sur les régions et les fournisseurs.
Tout aussi important, les gestionnaires de voyages doivent avoir confiance que le soutien et l’innovation continueront d’évoluer longtemps après la transition. Lorsqu’elle est mise en œuvre de façon réfléchie, la modernisation va au-delà de l’efficacité opérationnelle et améliore concrètement l’expérience quotidienne des voyageurs.
Ce qu’une infrastructure moderne rend possible
L’un des signes les plus clairs d’une mise en œuvre réussie est une expérience plus fluide et intégrée de la réservation à l’élaboration des rapports, en passant par le soutien aux voyageurs. Lorsque les voyageurs peuvent consulter un plus large éventail d’options de vols, de types de tarifs et de catégories de prix au même endroit, cela réduit les frictions et renforce la confiance envers l’expérience de réservation. Pour les gestionnaires de voyages, une meilleure visibilité des ressources et données disponibles, l’application des politiques et les rapports peut simplifier la prise de décision et réduire les angles morts opérationnels.
C’est cette philosophie qui a guidé le développement d’Avenir, conçu pour aider les entreprises à moderniser leurs programmes de voyages grâce à une meilleure visibilité, un accès élargi au contenu et une expérience de service plus connectée entre les régions. Cela comprend :
- un accès à une offre de voyages plus vaste grâce aux connexions NDC, SMD et directes;
- une réservation et une gestion des déplacements conçues d’abord pour le mobile;
- des échanges et des modifications en libre-service;
- des profils voyageurs intégrés et une meilleure visibilité des politiques;
- une visibilité consolidée des rapports à l’échelle des programmes mondiaux.
La véritable force de la modernisation réside dans la création d’un environnement de voyage plus simple à gérer, plus facile à faire évoluer et plus fiable pour les voyageurs.
Le changement doit être synonyme de progrès
Il est naturel d’hésiter face au changement, surtout lorsqu’un programme de voyages évolue dans le même environnement depuis de nombreuses années. Mais la modernisation n’a pas à être synonyme de chaos ou de complexité.
Les meilleures transitions reposent sur le partenariat et la communication bien avant la mise en œuvre. Pour les entreprises qui évaluent leurs prochaines étapes, la modernisation devrait représenter une progression stable, soutenue par les bonnes personnes, les bons processus et les bonnes technologies.
Chez Les services Direct Travel, nous croyons que l’innovation doit être accessible et non perturbatrice. C’est cette conviction qui guide la manière dont nous accompagnons les entreprises dans la mise en œuvre d’Avenir, depuis l’intégration initiale et la formation jusqu’à l’évolution à long terme du programme. Avec un taux d’adoption supérieur à 90 %, la plateforme mondiale unique d’Avenir élimine la fragmentation et aide les utilisateurs à créer une expérience de voyage plus connectée.
Pour découvrir comment Avenir peut soutenir harmonieusement la prochaine phase de croissance de votre entreprise, communiquez avec l’équipe des Services Direct Travel.*
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