À mesure que les programmes de voyage prennent de l’ampleur au-delà des frontières et des unités d’affaires, la complexité finit par dépasser les capacités des systèmes hérités. C’est à ce moment charnière que s’est retrouvée l’entreprise Samuel, Son & Company. Au-delà de la simple refonte de son outil de réservation, l’entreprise réévaluait également l’ensemble de la structure soutenant son programme de voyage.
Lors de notre récente entrevue avec le client, nous avons demandé à Katherine Vaillancourt, directrice de l’approvisionnement indirect chez Samuel, de partager les enseignements tirés de ce parcours. En tant que première cliente d’Avenir des Services Direct Travel au Canada, son expérience pourrait sembler familière aux gestionnaires de voyages qui commencent à se demander si leurs outils actuels, leur modèle de service et leur structure de soutien sont suffisamment adaptés pour l’avenir.
L’évaluation commence par un examen approfondi de ce qui fonctionne pour votre entreprise et des aspects qui nécessitent des changements.
Faire l’examen votre programme de gestion des voyages actuel
L’analyse d’un programme de voyage commence souvent par déterminer les problèmes à résoudre. Pour de nombreuses entreprises, la réponse devient évidente lorsque des frictions pour les voyageurs, une technologie dépassée ou des relations tendues avec les fournisseurs commencent à apparaître.
L’expérience client est souvent un signe avant-coureur. De longs temps d’attente et une résolution lente des problèmes peuvent rapidement éroder la confiance des voyageurs et créer du travail inutile pour les gestionnaires de voyages. Parallèlement, une technologie de réservation limitée peut restreindre la visibilité en n’affichant que les tarifs privilégiés, sans proposer d’options de rechange lorsque ces tarifs ne sont pas disponibles. Cela complique la compréhension des prix pour les voyageurs et la capacité des gestionnaires à soutenir les décisions liées aux politiques.
Du point de vue de la gestion des comptes, de nombreuses équipes de voyages peuvent également ressentir, au fil du temps, le passage d’un soutien proactif à un modèle plus transactionnel fondé sur des billets de service. Lorsque la réactivité diminue et que les relations semblent moins collaboratives, c’est souvent le signe que le programme a dépassé les capacités de sa solution actuelle.
Apaiser les préoccupations liées à l’adoption d’une nouvelle plateforme
L’hésitation face au changement est courante, surtout lors de l’adoption d’une nouvelle plateforme de voyage qui touche l’entreprise dans son ensemble. De nombreux gestionnaires de voyages s’inquiètent des perturbations, de la résistance interne et du temps nécessaire pour gérer la mise en œuvre en plus de leurs responsabilités quotidiennes.
En pratique, une mise en œuvre bien structurée peut en réalité minimiser les perturbations plutôt que d’en créer. Des échéanciers clairs, des suivis réguliers et une résolution des problèmes en temps réel aident à maintenir l’alignement des équipes et à réduire l’incertitude tout au long du processus. La présence d’une équipe de mise en œuvre dédiée permet de maintenir le projet sur la bonne voie sans exercer de pression supplémentaire sur les ressources internes.
La formation et la documentation sont tout aussi importantes. Les guides d’utilisation et la formation pratique aident les gestionnaires de voyages, en particulier ceux qui disposent de petites équipes, à intégrer les voyageurs efficacement et en toute confiance. Lorsque le changement est soutenu par la structure appropriée, l’adoption devient beaucoup plus facile à gérer.
Assurer la transparence des contenus
La transparence des prix est l’un des moyens les plus efficaces de réduire la frustration des voyageurs et d’accroître la confiance envers un programme de voyage. Lorsque les voyageurs peuvent voir en un seul endroit l’ensemble des options de vol, des types de tarifs et des niveaux de prix, il y a moins de questions quant à l’existence de meilleures offres ailleurs.
Cette visibilité est particulièrement précieuse pour les entreprises qui gèrent des déplacements transfrontaliers. En regroupant le contenu régional et international au sein d’une plateforme mondiale unique, Avenir élimine le besoin de profils distincts, de solutions de contournement ou de rapports fragmentés, créant ainsi une expérience plus cohérente pour les voyageurs et une visibilité accrue pour l’équipe chargée des voyages.
Pour les gestionnaires de voyages, l’accès à plusieurs ensembles de données dans une même vue offre un contexte supplémentaire. Les voyageurs peuvent voir lorsque des prix plus bas ne respectent pas la politique, ce qui contribue à renforcer la conformité et à réduire les échanges répétés qui accompagnent souvent les préoccupations liées aux prix.
Assurer l’appui de la direction
L’adoption par les utilisateurs est importante, mais l’appui de la direction est souvent le véritable indicateur de succès. Lorsque les dirigeants reconnaissent qu’une nouvelle plateforme constitue une amélioration significative, cela valide l’investissement et les efforts de gestion du changement qui l’accompagnent.
Une rétroaction positive de la direction signale que le programme de voyage crée une valeur concrète, améliore l’expérience des voyageurs et appuie les objectifs de l’entreprise. Plutôt que de constituer une solution à court terme, la bonne technologie et le bon partenariat peuvent positionner les voyages comme une fonction stratégique qui continue d’évoluer au rythme de l’entreprise.
Ce qui a changé pour Samuel, Son & Company
Mise en œuvre structurée, réalisée avant l’échéance
Transparence accrue des prix pour les déplacements au Canada et transfrontaliers
Moins de frictions pour les voyageurs et moins de questions concernant la visibilité des tarifs
Regroupement du contenu régional et international au sein d’une plateforme mondiale unique
Appui marqué de la direction à la suite du lancement
Aller de l’avant en toute confiance
Des défis liés au service, une visibilité limitée des données et des relations tendues avec les fournisseurs sont souvent des signes précurseurs qu’un programme a dépassé ses solutions actuelles. Pour les entreprises qui arrivent à un point charnière similaire, moderniser les voyages ne consiste pas simplement à changer d’outils de réservation. Il s’agit de créer un modèle opérationnel évolutif qui rassemble technologie, service et gouvernance. Avenir a été conçu pour accompagner cette évolution, en associant une technologie moderne au modèle de service hautement personnalisé des Services Direct Travel.
Les perspectives ne s’arrêtent pas là. Si vous prévoyez d’étendre votre programme de voyages internationaux cette année, inscrivez-vous à notre webinaire en direct pour découvrir comment gérer cette transition en toute simplicité.
