Retirez le mot « d’affaires » de l’expression « voyage d’affaires » et que reste-t-il? Voyage.
Qu’on l’appelle voyage professionnel, déplacement professionnel ou rencontre à l’extérieur des bureaux, le voyage d’affaires demeure avant tout un voyage. Cette expérience enrichissante rapproche les personnes et stimule considérablement la performance au travail. Cependant, malgré ses nombreux avantages, voyager peut aussi être une véritable source de stress et d’anxiété. Les horaires serrés, les environnements inconnus et la pression mentale d’être « en mode travail » du moment où l’on quitte la maison jusqu’à son retour peuvent avoir des répercussions importantes sur la concentration, l’énergie et le bien-être général.
Heureusement, tout comme les gestionnaires de voyages disposent d’outils et de stratégies pour bâtir des programmes résilients, les voyageurs peuvent eux aussi prendre en main leur expérience et leur bien-être en déplacement grâce à quelques habitudes simples et un bon état d’esprit. Les conseils ci-dessous constituent un excellent point de départ.
Planifiez à temps et prévoyez une marge de manœuvre
Pour les voyageurs spontanés, les mots « planification à temps » peuvent être synonymes d’angoisse. Mais, dans le contexte des voyages d’affaires, un peu de préparation peut réduire le stress susceptible de nuire à la concentration et à la productivité pendant le déplacement.
Commencez par consulter la politique de voyage de votre entreprise avant de planifier votre déplacement. Les processus d’approbation, les fournisseurs privilégiés et les limites de remboursement peuvent être modifiés discrètement sans grandes annonces. Connaître les attentes à l’avance vous fera gagner du temps une fois sur la route et vous évitera des surprises stressantes. Pour les voyages internationaux en particulier, vous pouvez utiliser le portail Travel Intelligence* des Services Direct Travel afin de suivre les exigences d’entrée.
Une fois en déplacement, accordez-vous du temps supplémentaire pour gérer les imprévus du voyage et vous offrir des moments de pause au besoin. Les retards peuvent prendre plusieurs formes : files à l’enregistrement, contrôles de sécurité ou perturbations inattendues peuvent rallonger même l’itinéraire le mieux planifié. Rester informé avant et pendant le voyage aide également; une vérification rapide des mises à jour avant le départ vous évite le plus souvent d’être pris au dépourvu. Une marge de temps n’est jamais du temps perdu : c’est ce qui distingue un voyageur calme et organisé d’un voyageur débordé.
Prenez note des éléments qui déclenchent votre anxiété ainsi que des mesures que vous pouvez prendre pour éviter les situations inconfortables. Préparez-vous à l’avance en envisageant le pire scénario comme le meilleur, tout en gardant à l’esprit que la réalité se situera probablement quelque part entre les deux.
Faites en sorte que la technologie travaille pour vous, et non contre vous
Si le flot d’alertes et de notifications sur votre téléphone vous plonge dans la panique, il est temps de faire en sorte que la technologie travaille pour vous plutôt que contre vous. Lorsqu’elle est bien utilisée, la technologie est la meilleure alliée des voyageurs occupés.
Commencez par l’essentiel et assurez-vous d’avoir téléchargé les applications nécessaires. Avenir, la plateforme de voyage moderne des Services Direct Travel, centralise tous vos renseignements de voyage, comme votre itinéraire, les mises à jour de voyage et les renseignements de voyages pertinents. Au lieu de fouiller dans votre boîte courriel au comptoir d’enregistrement pour retrouver les bons documents, vous aurez tout ce dont vous avez besoin au bout des doigts. Vous pouvez également télécharger les applications des fournisseurs de voyage afin de profiter de l’enregistrement sans contact et des options de paiement virtuel, ce qui vous évite des frictions inutiles et vous permet de poursuivre votre voyage sans encombre.
En plus des applications de voyage qui simplifient l’expérience, pensez à utiliser une application de méditation ou de pleine conscience. Il existe une vaste gamme de plateformes gratuites et payantes pouvant aider à réduire le stress et à vous guider dans des exercices mentaux et physiques simples à suivre. Certaines proposent des bandes sonores de méditation, des rappels de pleine conscience, des exercices de respiration profonde ou encore des activités apaisantes. Selon les politiques et les avantages offerts par votre entreprise, certaines versions payantes de ces applications pourraient être admissibles au remboursement ou même couvertes par votre assurance maladie.
Petit rappel : si les alertes de votre appareil deviennent envahissantes, recommencez à zéro en accédant à vos paramètres de notification et en désactivant les notifications poussées des applications que vous n’utilisez pas régulièrement. Activez uniquement les notifications essentielles à vos communications pendant votre voyage.
Maintenez une routine saine
L’un des aspects les plus importants de tout plan de bien-être en voyage consiste à maintenir une routine saine. L’International Travel & Health Insurance Journal a publié un article indiquant que les voyageurs d’affaires fréquents étaient plus susceptibles de développer des problèmes de santé importants ainsi que des niveaux plus élevés d’anxiété et de dépression*, particulièrement lorsque leurs habitudes de vie se détériorent.
Comme les voyages perturbent naturellement les horaires quotidiens, il est important d’avoir un plan à la fois flexible et réaliste. Au lieu de considérer une routine comme un horaire rigide, voyez-la plutôt comme un ensemble d’habitudes acquises que vous maintenez régulièrement afin de préserver votre santé physique et mentale.
Voici quelques piliers du bien-être que chaque voyageur devrait intégrer à sa routine :
- Il est plus facile de garder ses repères lorsqu’on apporte des objets familiers, comme ses vitamines, articles de toilette et produits de soins personnels.
- Apportez une grande bouteille d’eau réutilisable pour rester hydraté pendant vos déplacements. Cela aide à prévenir les maux de tête, l’épuisement, la sécheresse et l’hypertension.
- Emportez un casque à réduction de bruit, surtout lors de déplacements dans des villes très fréquentées ou bruyantes.
- Planifiez vos réunions et heures de départ de façon à prioriser un minimum de 6 à 7 heures de sommeil par nuit. Cela vous aidera non seulement à être plus concentré et moins sujet à l’anxiété, mais aussi à paraître plus alerte et plus investi lorsque vous interagissez avec vos clients et vos collègues. Apporter votre propre oreiller peut également améliorer la qualité de votre sommeil.
- Envisagez des aides au sommeil comme la mélatonine ou des solutions naturelles comme la camomille, le thé au magnolia, l’extrait de passiflore ou l’huile essentielle de lavande.
- Apportez vos collations santé préférées. Il vaut mieux prévoir des aliments nutritifs que vous aimez, car ils pourraient être difficiles à trouver en voyage.
- Renseignez-vous sur les restaurants près de votre hôtel afin de repérer à l’avance des options ouvertes offrant des choix santé. Peu de situations sont plus stressantes qu’arriver tard avec l’estomac vide et constater qu’aucune option alimentaire n’est disponible.
- Si vous avez un téléphone professionnel distinct, apportez aussi votre appareil personnel afin de mieux gérer l’autonomie de vos appareils. Téléchargez des livres audio et de la musique pour profiter de vos temps libres.
- Faites de l’exercice, même s’il s’agit simplement d’une marche de 20 minutes autour de votre hôtel. L’activité physique peut stimuler les muscles tendus par de longues périodes en position assise et libérer des endorphines qui aident à contrer le stress et l’anxiété.
Parlez des voyages avec votre équipe
Le bien-être des employés demeure une priorité essentielle pour les entreprises comme pour les fournisseurs de voyages. Comme pour tout plan bien conçu, pratiquez la pleine conscience et prenez régulièrement le temps d’évaluer comment vous vous sentez.
Si vous ressentez du stress ou de l’anxiété à l’approche d’un voyage, votre superviseur ou votre gestionnaire de voyages pourrait être en mesure d’identifier ou de mettre en place des dispositions dans votre politique de voyage afin d’atténuer certaines préoccupations. Cela peut être aussi simple que de choisir un hôtel avec centre de conditionnement physique sur place ou de privilégier des vols plus directs. De plus, votre agence de gestion de voyages peut fournir un rapport sur le bien-être des voyageurs comprenant des indicateurs permettant de repérer les signes potentiels d’épuisement professionnel.
La plupart des plans nécessitent une réévaluation et une amélioration continues, et le bien-être des voyageurs ne fait pas exception. Découvrez comment les entreprises repensent les voyages d’affaires dans l’article : Mettre en place une culture du voyage qui favorise le bien-être des employés.
* Ce lien affiche un contenu disponible uniquement en anglais.
