Aujourd’hui, la portée d’un programme de voyages d’affaires réussi va bien au-delà du simple processus de réservation. Les responsables des voyages doivent concilier la gestion des coûts et le respect des politiques avec l’amélioration de la visibilité, le soutien aux voyageurs, la gestion des risques, la coordination des politiques entre les marchés et l’aide aux parties prenantes pour qu’elles prennent de meilleures décisions.
Pour répondre à toutes ces attentes, il faut adopter une approche plus intégrée dans la structuration des programmes de voyages. De plus en plus, ce qui distingue un programme moderne, c’est la facilité avec laquelle les responsables des voyages et les voyageurs peuvent accéder au contenu, aux données, aux services et au soutien dont ils ont besoin, ainsi que l’efficacité avec laquelle ces éléments interagissent.
Dans notre plus récent livre blanc, Le guide par excellence de la gestion moderne des voyages, nous analysons les forces qui façonnent les voyages d’affaires aujourd’hui ainsi que les fondations dont les entreprises ont besoin pour exploiter des programmes de voyages plus résilients et réactifs.
L’intégration au cœur du programme
La plupart des programmes de voyages ont évolué au fil du temps. Un outil de réservation a été mis en place pour répondre à un besoin précis, une plateforme de gestion des dépenses pour un autre, puis des solutions de production de rapports, des fournisseurs et des systèmes régionaux se sont ajoutés. Bien que chaque outil puisse fonctionner de manière autonome, leur juxtaposition peut créer un environnement dans lequel l’information et les flux de travail demeurent compartimentés.
Cette fragmentation n’est pas sans conséquences. Il devient plus difficile de rapprocher les données, les politiques peuvent être interprétées différemment d’un marché à l’autre et l’expérience des voyageurs peut varier selon l’endroit ou la méthode de réservation. En fait, à peine 12 % des responsables des programmes de voyages mondiaux ou multinationaux disposent d’une vue consolidée de leur programme à partir d’une source de données unique.
La modernisation commence par le regroupement de ces éléments. Un accès sur demande aux données par région, par canal et par source de réservation offre aux responsables des voyages une vue plus complète et fiable de l’activité des voyageurs, des dépenses et du rendement du programme. Il devient alors plus facile de repérer les réservations effectuées en dehors du programme, de renforcer le contrôle des coûts, de veiller au respect des politiques et de réagir aux nouvelles tendances avant qu’elles n’apparaissent dans le rapport de fin de mois.
Avenir appuie cette démarche en regroupant les politiques, le contenu, les profils des voyageurs et les données du programme dans un environnement connecté unique, créant ainsi une source de données unique faisant autorité à l’échelle du programme de voyages. Cette fondation unifiée s’étend sur l’ensemble des marchés, offrant aux organisations une visibilité et une uniformité accrues tout en respectant les exigences locales qui font la spécificité de chaque région.
Allier uniformité mondiale et souplesse locale
Pour les entreprises présentes sur plusieurs marchés, standardiser chaque aspect d’un programme de voyages peut sembler la solution la plus simple face à la fragmentation. En réalité, les marchés des fournisseurs, les réglementations, le contenu et les attentes des voyageurs varient d’une région à l’autre. Un modèle conçu pour un marché ne pourra pas toujours être transposé sans difficulté à un autre.
Les programmes mondiaux les plus solides établissent des normes communes tout en permettant aux équipes régionales de les adapter aux réalités opérationnelles locales. Cette approche assure une plus grande cohérence sur le plan du service, de la gouvernance et de l’assistance aux voyageurs d’un marché à l’autre, tout en préservant le contenu local, l’expertise et la flexibilité dont chaque région a besoin.
Offrir une expérience de voyage qui favorise l’utilisation du programme
Les employés s’attendent de plus en plus à ce que les outils de réservation et de gestion des déplacements de l’entreprise offrent la même simplicité que les technologies grand public. Cela comprend un processus de réservation intuitif, des fonctionnalités en libre-service, des recommandations personnalisées, des renseignements en temps réel sur les voyages et un accès direct au soutien.
Lorsque les services proposés dans le cadre du programme sont faciles à utiliser et que les voyageurs peuvent passer du libre-service à l’assistance d’un expert tout en conservant le contexte de leur demande, ils ont moins de raisons de réserver ailleurs. Un taux d’adoption plus élevé améliore la visibilité sur l’activité des voyageurs, renforce le respect des politiques, génère des données de programme plus complètes et aide les organisations à s’acquitter de leur devoir de diligence.
Plutôt que de traiter l’expérience du voyageur et le rendement du programme comme des priorités distinctes, les programmes modernes reconnaissent à quel point ces deux aspects sont étroitement liés.
Donner à la technologie les fondations dont elle a besoin
L’IA et l’automatisation élargissent les capacités des programmes de voyages en leur permettant d’aller au-delà des rapports statiques pour fournir des renseignements plus exploitables. Des fonctionnalités comme Ask Avenir permettent d’explorer de manière conversationnelle des données de voyages à jour, tandis que des analyses proactives aident à faire ressortir plus rapidement les tendances, les possibilités et les problèmes potentiels.
Cependant, ces fonctionnalités dépendent de la qualité des infrastructures sous-jacentes. Lorsque les données et les flux de travail restent fragmentés, les recommandations automatisées s’appuient sur une vue incomplète. Des systèmes connectés et des données fiables constituent la fondation nécessaire pour que l’IA fournisse des informations plus pertinentes et appuie de meilleures décisions.
La technologie offre également son plein potentiel lorsqu’elle est combinée à l’expertise humaine. L’automatisation permet d’exécuter les tâches courantes plus rapidement et à plus grande échelle, mais les conseillers en voyages chevronnés demeurent essentiels lorsque des itinéraires complexes, des perturbations ou des imprévus exigent du jugement et des compétences en résolution de problèmes. Pour offrir la plus grande valeur, les modèles de service les plus efficaces associent l’attention humaine à la puissance de la technologie.
Créer un programme axé sur l’avenir
La modernisation repose sur la synergie et la fluidité des différents éléments d’un programme de voyages. Un accès facilité au contenu, des données fiables, un service mondial cohérent et des renseignements disponibles au bon moment aident les entreprises à disposer d’une meilleure visibilité, à renforcer les liens entre les différents éléments du programme et à réagir plus efficacement, au fur et à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent.
The Definitive Guide to Modern Travel Management (Le guide par excellence de la gestion moderne des voyages) examine plus en détail ces priorités, ainsi que la capacité du programme à faire face aux variations de coûts, le devoir de diligence, la durabilité et de nombreuses autres considérations qui façonnent la nouvelle ère de la gestion des voyages d’affaires. Pour consulter l’ensemble des analyses, téléchargez le guide.*
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