Pour de nombreux gestionnaires de voyages, la modernisation d\u2019un programme de voyages soul\u00e8ve une question importante : la transition cr\u00e9era-t-elle plus de perturbations que les solutions actuelles?<\/p>\n
Cette h\u00e9sitation est compr\u00e9hensible, surtout pour les entreprises qui font affaires avec la m\u00eame entreprise de gestion de voyages depuis de nombreuses ann\u00e9es. Avec le temps, les programmes de voyages s\u2019int\u00e8grent profond\u00e9ment aux activit\u00e9s quotidiennes, et les \u00e9quipes s\u2019habituent aux flux de travail en place, m\u00eame lorsque ceux-ci ne fonctionnent plus aussi efficacement qu\u2019auparavant.<\/p>\n
Toute transition majeure touche bien plus que la technologie. Les gestionnaires de voyages doivent \u00e9galement tenir compte de la confiance des voyageurs, de la continuit\u00e9 des op\u00e9rations, de l\u2019adoption interne et de la fa\u00e7on de maintenir le bon fonctionnement du programme tout au long du processus. Dans bien des cas, la principale pr\u00e9occupation consiste \u00e0 d\u00e9terminer si le changement en vaut r\u00e9ellement la peine.<\/p>\n
C\u2019est pourquoi la gestion du changement est devenue un \u00e9l\u00e9ment aussi essentiel des strat\u00e9gies modernes de gestion de programmes de voyages.<\/p>\n
Lorsqu\u2019une entreprise commence \u00e0 r\u00e9\u00e9valuer son programme de voyages, la discussion d\u00e9bute souvent par des frustrations op\u00e9rationnelles bien connues. La pression croissante visant \u00e0 mieux soutenir les voyageurs<\/a>, la visibilit\u00e9 limit\u00e9e sur les donn\u00e9es de voyage, les \u00e9cosyst\u00e8mes technologiques restrictifs et les exp\u00e9riences de service fragment\u00e9es peuvent graduellement miner la confiance envers le programme.<\/p>\n Une inqui\u00e9tude fr\u00e9quente est que le changement de partenaire de voyage rende temporairement les choses encore plus difficiles. Les questions entourant la charge de travail li\u00e9e \u00e0 la mise en \u0153uvre, l\u2019adoption par les voyageurs, la migration des politiques et la continuit\u00e9 du service peuvent rapidement \u00e9clipser les avantages potentiels de la modernisation.<\/p>\n Mais demeurer avec un syst\u00e8me d\u00e9connect\u00e9 ou peu flexible cr\u00e9e aussi des pressions op\u00e9rationnelles \u00e0 long terme. Les gestionnaires de voyages ont besoin d\u2019une technologie qui \u00e9volue avec l\u2019entreprise, d\u2019une meilleure visibilit\u00e9 sur les activit\u00e9s du programme ainsi que d\u2019un acc\u00e8s optimis\u00e9 aux ressources et \u00e0 l\u2019assistance en mati\u00e8re de voyages, sans pour autant compromettre la fiabilit\u00e9. La modernisation fonctionne mieux lorsque l\u2019innovation est structur\u00e9e, durable et non perturbatrice.<\/p>\n Les pr\u00e9occupations li\u00e9es \u00e0 la mise en \u0153uvre sont souvent encore plus importantes pour les entreprises internationales, puisque les r\u00e9percussions op\u00e9rationnelles touchent simultan\u00e9ment plusieurs r\u00e9gions, groupes de voyageurs et parties prenantes internes. En effet, 61 % des acheteurs multinationaux consid\u00e8rent que la gestion mondiale des voyages repr\u00e9sente un d\u00e9fi<\/a>.*<\/p>\n De nombreuses entreprises g\u00e8rent d\u00e9j\u00e0 des environnements fragment\u00e9s en coulisses, notamment des flux de travail r\u00e9gionaux d\u00e9connect\u00e9s, des exp\u00e9riences voyageurs incoh\u00e9rentes, des structures de rapports cloisonn\u00e9es et diff\u00e9rents niveaux de soutien selon les march\u00e9s. Avec le temps, cette complexit\u00e9 peut rendre les programmes plus difficiles \u00e0 g\u00e9rer et plus difficiles \u00e0 utiliser avec confiance pour les voyageurs.<\/p>\n C\u2019est pourquoi de nombreuses entreprises accordent d\u00e9sormais une plus grande importance aux infrastructures mondiales unifi\u00e9es et aux mod\u00e8les de service coordonn\u00e9s<\/a>, afin d\u2019offrir une exp\u00e9rience plus coh\u00e9rente d\u2019une r\u00e9gion \u00e0 l\u2019autre tout en r\u00e9pondant aux besoins locaux.<\/p>\n Mais peu importe la taille du programme, les responsables des voyages doivent pouvoir avoir confiance dans le fait que la transition sera structur\u00e9e et g\u00e9rable sur le plan op\u00e9rationnel d\u00e8s le d\u00e9part.<\/p>\n Une transition bien g\u00e9r\u00e9e repose sur une approche structur\u00e9e et hautement collaborative. Les gestionnaires de voyages doivent comprendre ce qui se passe, \u00e0 quel moment et qui est responsable \u00e0 chaque \u00e9tape du processus.<\/p>\n Travaillez avec votre partenaire voyage afin que le processus commence par :<\/p>\n Il est tout aussi important de pr\u00e9server les \u00e9l\u00e9ments du programme qui fonctionnent d\u00e9j\u00e0 bien. Les profils voyageurs, les configurations de politiques, les flux d\u2019approbation et les structures de rapports devraient \u00eatre migr\u00e9s de fa\u00e7on fluide lorsque possible. L\u2019objectif consiste \u00e0 simplifier les op\u00e9rations et \u00e0 r\u00e9duire les frictions \u00e0 long terme, et non \u00e0 obliger l\u2019entreprise \u00e0 reconstruire enti\u00e8rement son programme de voyages.<\/p>\n La bonne approche de mise en \u0153uvre devrait \u00e9galement faciliter l\u2019adaptation des voyageurs aux nouveaux flux de travail. La gestion des d\u00e9placements en libre-service, un acc\u00e8s \u00e9largi aux ressources et des outils int\u00e9gr\u00e9s contribuent \u00e0 favoriser l\u2019adoption et \u00e0 r\u00e9duire les solutions de contournement op\u00e9rationnelles qui s\u2019accumulent souvent dans les environnements h\u00e9rit\u00e9s.<\/p>\n Une technologie performante doit s\u2019accompagner d\u2019un soutien humain r\u00e9actif tout au long du processus. Particuli\u00e8rement en p\u00e9riode de changement, les employ\u00e9s doivent avoir l\u2019assurance qu\u2019ils pourront obtenir de l\u2019aide rapidement en cas de questions ou de perturbations.<\/p>\n C\u2019est ce qu\u2019a v\u00e9cu Samuel, Son & Co. lors de la r\u00e9\u00e9valuation de son programme de voyages<\/a>. Pour Katherine Vaillancourt, directrice de l\u2019approvisionnement indirect, les pr\u00e9occupations li\u00e9es \u00e0 la mise en \u0153uvre portaient initialement sur les perturbations, la r\u00e9sistance interne et la charge de travail associ\u00e9e \u00e0 la gestion d\u2019une transition en parall\u00e8le des activit\u00e9s quotidiennes.<\/p>\n En pratique, le processus de mise en \u0153uvre a cr\u00e9\u00e9 davantage de structure et d\u2019harmonisation que d\u2019incertitude. Des \u00e9ch\u00e9anciers clairs, des suivis r\u00e9guliers et un soutien d\u00e9di\u00e9 ont permis de maintenir le d\u00e9ploiement sur la bonne voie tout en r\u00e9duisant la pression sur les \u00e9quipes internes.<\/p>\n \u00ab La mise en \u0153uvre d\u2019Avenir a \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9e avant l\u2019\u00e9ch\u00e9ance pr\u00e9vue \u00bb, affirme Mme Vaillancourt. \u00ab Cela a probablement \u00e9t\u00e9 l\u2019une des meilleures mises en \u0153uvre que nous ayons connues comme entreprise. Et cela veut dire beaucoup. \u00bb<\/p>\n Gr\u00e2ce \u00e0 une mise en \u0153uvre structur\u00e9e, \u00e0 une communication r\u00e9guli\u00e8re et \u00e0 un accompagnement concret, le bon partenaire vous aidera \u00e0 minimiser les perturbations li\u00e9es au changement.<\/p>\n \u00c0 mesure que les voyageurs et les \u00e9quipes internes s\u2019adaptent aux nouveaux flux de travail, les entreprises devraient constater des exp\u00e9riences de service plus fluides, une meilleure adoption et moins de frustrations op\u00e9rationnelles.<\/p>\n Parmi les premiers signes d\u2019une transition r\u00e9ussie, on retrouve souvent :<\/p>\n Tout aussi important, les gestionnaires de voyages doivent avoir confiance que le soutien et l\u2019innovation continueront d\u2019\u00e9voluer longtemps apr\u00e8s la transition. Lorsqu\u2019elle est mise en \u0153uvre de fa\u00e7on r\u00e9fl\u00e9chie, la modernisation va au-del\u00e0 de l\u2019efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle et am\u00e9liore concr\u00e8tement l\u2019exp\u00e9rience quotidienne des voyageurs<\/a>.<\/p>\n L\u2019un des signes les plus clairs d\u2019une mise en \u0153uvre r\u00e9ussie est une exp\u00e9rience plus fluide et int\u00e9gr\u00e9e de la r\u00e9servation \u00e0 l\u2019\u00e9laboration des rapports, en passant par le soutien aux voyageurs. Lorsque les voyageurs peuvent consulter un plus large \u00e9ventail d\u2019options de vols, de types de tarifs et de cat\u00e9gories de prix au m\u00eame endroit, cela r\u00e9duit les frictions et renforce la confiance envers l\u2019exp\u00e9rience de r\u00e9servation. Pour les gestionnaires de voyages, une meilleure visibilit\u00e9 des ressources et donn\u00e9es disponibles, l\u2019application des politiques et les rapports peut simplifier la prise de d\u00e9cision et r\u00e9duire les angles morts op\u00e9rationnels.<\/p>\nLes programmes mondiaux augmentent les enjeux<\/strong><\/h3>\n
\u00c0 quoi ressemble r\u00e9ellement une transition r\u00e9ussie<\/strong><\/h2>\n
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Accompagnement \u00e0 l\u2019int\u00e9gration<\/strong><\/h3>\n
Mesurer le succ\u00e8s au-del\u00e0 de la mise en \u0153uvre<\/strong><\/h2>\n
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Ce qu\u2019une infrastructure moderne rend possible<\/strong><\/h2>\n