Lorsqu\u2019Hillary Dallas, directrice de l\u2019exploitation pour les voyages mondiaux d\u2019Aon, s\u2019entretient avec des cadres du domaine de l\u2019approvisionnement, les \u00e9changes sont plus complexes que les discussions ayant lieu avec les personnes en charge d\u2019autres cat\u00e9gories d\u2019approvisionnement. Elle se retrouve en effet \u00e0 parler de l\u2019\u00e9cosyst\u00e8me du voyage sous-jacent et de son \u00e9conomie unique.<\/p>\n
Le voyage, contrairement \u00e0 d\u2019autres cat\u00e9gories d\u2019approvisionnement, est dot\u00e9 d\u2019un \u00e9l\u00e9ment d\u2019exploitation et de gestion qui est essentiel, selon Hillary Dallas, qui s\u2019occupe \u00e0 la fois de l\u2019approvisionnement et de l\u2019exploitation du secteur des voyages. Les acheteurs de services de voyages doivent cibler les fournisseurs d\u00e9j\u00e0 au c\u0153ur des d\u00e9penses li\u00e9es aux voyages, n\u00e9gocier les meilleurs rabais et mettre en \u0153uvre des contr\u00f4les et des politiques afin de diriger les d\u00e9penses vers les fournisseurs privil\u00e9gi\u00e9s. \u00c0 cela s\u2019ajoute un important \u00e9l\u00e9ment de gestion de la demande, les acheteurs et les charg\u00e9s de voyages devant \u00e9crire et r\u00e9viser la directive, v\u00e9rifier la conformit\u00e9 li\u00e9e au programme et faire la pr\u00e9vision des d\u00e9penses.<\/p>\n
\u00ab\u00a0L\u2019approvisionnement, c\u2019est plut\u00f4t simple, a dit Hillary Dallas. Il s\u2019agit d\u2019obtenir des ententes et de les redonner \u00e0 l\u2019entreprise, tandis que [dans le domaine du voyage] nous g\u00e9rons r\u00e9ellement le tout. Nous appliquons des rabais \u00e0 nos d\u00e9penses dans le but de continuellement am\u00e9liorer notre entente et d\u2019augmenter notre part de march\u00e9.\u00a0\u00bb<\/p>\n
L\u2019exp\u00e9rience de voyage rel\u00e8ve \u00e9galement des choix faits en mati\u00e8re d\u2019approvisionnement. Leslie Hadden, charg\u00e9e des voyages mondiaux de LinkedIn, a expliqu\u00e9 que son travail est d\u2019assurer une exp\u00e9rience de voyage positive et d\u2019am\u00e9liorer la productivit\u00e9. Elle surveille les moments o\u00f9 les voyageurs effectuent leurs r\u00e9servations et ce qu\u2019ils incluent dans celles-ci, v\u00e9rifie les fournisseurs qu\u2019ils choisissent et \u00e9value leur confort lors du voyage par l\u2019interm\u00e9diaire de sondages envoy\u00e9s apr\u00e8s leur d\u00e9placement. Pour choisir les fournisseurs, elle tient compte non seulement des rabais, mais aussi du service. \u00ab\u00a0Si l\u2019exp\u00e9rience et le service sont les bases de mon programme, ils doivent offrir \u00e0 mes voyageurs un service \u00e0 la client\u00e8le ou un soutien de premier plan \u00bb, a-t-elle indiqu\u00e9.<\/p>\n
Au bout du compte, l\u2019approvisionnement sera toujours mesur\u00e9 en fonction du co\u00fbt unitaire et des efficiences obtenues, selon Jason Cesta, chef de la gestion des d\u00e9penses mondiales d\u2019Aon Americas et superviseur d\u2019Hillary Dallas.<\/p>\n
Selon David McDonald, chef des voyages mondiaux d\u2019Hogan Lovells, les indicateurs cl\u00e9s sont les m\u00eames pour toutes les cat\u00e9gories d\u2019approvisionnement\u00a0: le niveau de r\u00e9f\u00e9rence des d\u00e9penses, la strat\u00e9gie, les d\u00e9penses pr\u00e9vues li\u00e9es \u00e0 la strat\u00e9gie et le ratio avantages-co\u00fbts de la strat\u00e9gie. Bien s\u00fbr, tous ces indicateurs tournent autour des \u00e9conomies. Leslie Hadden a abond\u00e9 dans le sens de cette priorit\u00e9\u00a0: \u00ab\u00a0L\u2019importance des \u00e9conomies est \u00e9norme. C\u2019est la priorit\u00e9 num\u00e9ro un. Tout est toujours une question d\u2019\u00e9conomies, n\u2019est-ce pas? Combien ferez-vous \u00e9conomiser \u00e0 l\u2019entreprise?\u00a0\u00bb<\/p>\n
\u00ab\u00a0Notre priorit\u00e9 est de d\u00e9terminer le besoin op\u00e9rationnel, la croissance de l\u2019entreprise et les inducteurs de co\u00fbts, a dit Jason Cesta. Ensuite, il s\u2019agit d\u2019apporter de la transparence vis-\u00e0-vis des secteurs o\u00f9 l\u2019on d\u00e9pense l\u2019argent et de les reconna\u00eetre, et de savoir si l\u2019argent utilis\u00e9 pour des d\u00e9penses discr\u00e9tionnaires correspond aux objectifs de croissance de l\u2019entreprise ou non. Apr\u00e8s cela, il faut cr\u00e9er des contr\u00f4les afin que les services des finances et de l\u2019exploitation ainsi que les autres dirigeants de l\u2019entreprise puissent savoir comment d\u00e9cider de la r\u00e9partition des ressources qui sont rares au sein de diff\u00e9rents secteurs.\u00a0\u00bb Essentiellement, a indiqu\u00e9 Hillary Dallas, les dirigeants veulent savoir o\u00f9 trouver des \u00e9conomies et si l\u2019entreprise g\u00e8re son programme de la bonne mani\u00e8re par rapport \u00e0 d\u2019autres organisations de taille similaire.<\/p>\n
Jason Cesta, qui s\u2019occupe de toutes les cat\u00e9gories d\u2019approvisionnement pour le march\u00e9 de l\u2019Am\u00e9rique, a dit que ses plus grandes pr\u00e9occupations tiennent principalement \u00e0 la cr\u00e9ation d\u2019un \u00e9quilibre entre les \u00ab\u00a0leviers traditionnels du voyage d\u2019affaires\u00a0\u00bb, soit les co\u00fbts, la s\u00e9curit\u00e9 et l\u2019efficacit\u00e9.<\/p>\n
Jason Cesta ne voyage que de six \u00e0 huit fois par ann\u00e9e. Il se fie \u00e0 Hillary Dallas et \u00e0 son \u00e9quipe pour \u00e9valuer l\u2019utilisation et le rendement des fournisseurs, mesurer l\u2019impact sur les voyageurs et cibler les possibilit\u00e9s d\u2019am\u00e9lioration. Par exemple, \u00ab\u00a0si nous rencontrons beaucoup de probl\u00e8mes relatifs \u00e0 l\u2019ex\u00e9cution en temps opportun ou aux annulations et que nous savons que nous avons un grand nombre de coll\u00e8gues qui voyagent avec une compagnie a\u00e9rienne donn\u00e9e, nous savons que nous avons un probl\u00e8me d\u2019op\u00e9rations irr\u00e9guli\u00e8res et nous travaillons avec nos transporteurs pour le r\u00e9soudre et le g\u00e9rer \u00bb, a dit Jason Cesta.<\/p>\n
Leslie Hadden agit sous la supervision de Jim Morgensen, vice-pr\u00e9sident du milieu de travail de LinkedIn, qui est \u00e9galement en charge d\u2019autres fonctions de service et des immeubles et des installations \u00e0 l\u2019international. Ce dernier voyage au moins deux fois par mois et, au moins une fois par trimestre, il quitte son port d\u2019attache, San Francisco, pour se rendre en Asie ou en Europe. Un adjoint administratif r\u00e9serve ses voyages parce que ses itin\u00e9raires \u00ab\u00a0deviennent complexes tr\u00e8s rapidement et demandent beaucoup de temps\u00a0\u00bb. Il comprend \u00e0 quel point les d\u00e9sagr\u00e9ments peuvent frustrer les voyageurs.<\/p>\n
\u00ab\u00a0Je peux comprendre pourquoi les gens font une fixation sur les changements \u00e0 l\u2019a\u00e9roport et d\u2019autres \u00e9l\u00e9ments, sur les changements d\u2019h\u00f4tels ou d\u2019itin\u00e9raires, et ce, m\u00eame pour des choses simples\u00a0\u00bb, a-t-il dit. Jim Morgensen s\u2019est rappel\u00e9 un voyage vers un pays o\u00f9 LinkedIn avait conseill\u00e9 aux voyageurs d\u2019utiliser Uber comme transporteur terrestre. Une fois arriv\u00e9 sur place, cependant, il a d\u00e9couvert qu\u2019Uber n\u2019exer\u00e7ait pas ses activit\u00e9s \u00e0 cet endroit.<\/p>\n
LinkedIn reconna\u00eet que voyager est moins un avantage que quelque chose d\u2019impos\u00e9 \u2014 sur les employ\u00e9s et \u00a0sur le bien-\u00eatre et la famille de ceux-ci. Selon Jim Morgensen, minimiser les irritants et simplifier le processus de voyage est une priorit\u00e9. \u00ab\u00a0Nous voulons vraiment, autant que nous le pouvons, que ce soit une exp\u00e9rience tr\u00e8s positive pour eux et que tout soit aussi simple que possible, nous assurer qu\u2019il n\u2019y a pas de grande surprise. Nous tentons r\u00e9ellement de prendre soin d\u2019eux autant que nous le pouvons\u00a0\u00bb, a-t-il dit.<\/p>\n
Les cadres sous la direction desquels David McDonald a agi ont rejet\u00e9 des plans d\u2019approvisionnement en voyages parce qu\u2019ils exigeaient trop de gestion du changement, pr\u00e9sentaient un faible rapport co\u00fbts-avantages ou semblaient priver les gens de quelque chose. Il a appris que les cadres du domaine de l\u2019approvisionnement et, en fait, tous les cadres, maquent de temps, sont au courant des affaires qu\u2019ils m\u00e8nent et sont intelligents. Il faut donc aller directement au but dans les rapports, a-t-il expliqu\u00e9. \u00ab\u00a0Si vous ne parvenez pas \u00e0 int\u00e9grer ce que vous voulez dire dans les trois ou quatre premi\u00e8res diapositives, vous les avez perdus. Vous devez \u00e9galement pr\u00e9senter votre analyse de cas d\u2019une fa\u00e7on qui, disons, sera presque \u00e9vidente d\u2019ici la troisi\u00e8me ou la quatri\u00e8me diapositive.\u00a0\u00bb<\/p>\n
Hillary Dallas \u00e9vite de pr\u00e9senter l\u2019ensemble des \u00e9l\u00e9ments li\u00e9s aux voyages et aux frais de d\u00e9placement aux cadres du domaine l\u2019approvisionnement. Au lieu de cela, son \u00e9quipe s\u00e9pare les d\u00e9penses par division de l\u2019entreprise, par lieu, par d\u00e9penses facturables et non facturables, etc. Elle cr\u00e9e \u00e9galement des tableaux de bord comportant des indicateurs qui r\u00e9pondent \u00e0 des questions de base, comme \u00ab\u00a0Quelles sont les tendances en mati\u00e8re de d\u00e9penses?\u00a0\u00bb, et \u00e0 des questions plus complexes, comme \u00ab\u00a0Ce que nous achetons est-il conforme \u00e0 notre directive?\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Adoptons-nous le tarif logique le plus bas?\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0D\u00e9passons-nous nos seuils dans chaque march\u00e9?\u00a0\u00bb. Les cadres de l\u2019approvisionnement d\u2019Aon aiment \u00e9galement mesurer le rendement de l\u2019entreprise en faisant des \u00e9valuations comparatives avec d\u2019autres organisations d\u2019envergure similaire.<\/p>\n
Lorsqu\u2019elle s\u2019entretient avec des cadres du domaine de l\u2019approvisionnement, Hillary Dallas aborde les questions suivantes\u00a0:<\/p>\n
Leslie Hadden adopte une approche collaborative se fondant sur la confiance, la clart\u00e9 des attentes et la compr\u00e9hension mutuelle avec les intervenants de l\u2019approvisionnement. Elle parle \u00e0 ceux-ci de volumes de d\u00e9penses, d\u2019impacts des rabais, d\u2019\u00e9valuations comparatives et, bien entendu, d\u2019\u00e9conomies. De leur c\u00f4t\u00e9, ils font confiance \u00e0 son expertise, aident \u00e0 v\u00e9rifier et \u00e0 valider ses recommandations de fournisseurs et s\u2019assurent que les rabais qu\u2019elle a n\u00e9goci\u00e9s sont en vigueur et que les ententes sur le niveau de service qu\u2019elle a conclues sont respect\u00e9es. De cette fa\u00e7on, l\u2019\u00e9quipe de l\u2019approvisionnement compl\u00e8te sa strat\u00e9gie.<\/p>\n
La cr\u00e9dibilit\u00e9 de Leslie Hadden est m\u00eame bien \u00e9tablie aupr\u00e8s de Jim Morgensen, qui se fie totalement \u00e0 ses recommandations de fournisseurs : \u00ab Elle va me soumettre ses recommandations, mais j\u2019interviens rarement pour choisir un [fournisseur] plut\u00f4t qu\u2019un autre ou pour ce genre de choses. Je me fie r\u00e9ellement \u00e0 l\u2019\u00e9quipe. Ce sont des experts et ils connaissent bien mieux le sujet que moi. \u00bb<\/p>\n
Puisque les services d\u2019approvisionnement et les acheteurs de services de voyages ont diff\u00e9rentes priorit\u00e9s, il peut \u00eatre difficile d\u2019\u00e9tablir une confiance mutuelle, et cela peut ralentir le processus de conclusion des contrats avec les fournisseurs, a expliqu\u00e9\u00a0Leslie Hadden, qui est charg\u00e9e des voyages mondiaux de LinkedIn et a beaucoup travaill\u00e9 au sein de services d\u2019approvisionnement. Les pertes de temps font en sorte que des occasions d\u2019\u00e9conomiser sont rat\u00e9es, et cela peut causer des tensions dans les relations que les charg\u00e9s de voyages entretiennent avec les fournisseurs, qui sont frustr\u00e9s de voir que les revenus stagnent. \u00ab\u00a0Cela met de la pression sur les charg\u00e9s de voyages, qui doivent soit adopter une position et apporter leur aide ou ne pas s\u2019en m\u00ealer et dire [aux fournisseurs]\u00a0: \u201cNous sommes d\u00e9sol\u00e9s, c\u2019est un probl\u00e8me que vous avez avec l\u2019approvisionnement. Nous avons une bonne relation, mais vous devez trouver une solution entre vous\u201d\u00a0\u00bb, a-t-elle expliqu\u00e9. De nombreux acheteurs de services de voyages voient donc l\u2019approvisionnement comme un frein \u00e0 la poursuite de leurs objectifs.<\/p>\n
Hillary Dallas, directrice de l\u2019exploitation pour les voyages mondiaux d\u2019Aon, a beaucoup discut\u00e9 de l\u2019importance de b\u00e2tir des programmes de voyages g\u00e9r\u00e9s avec des cadres du domaine de l\u2019approvisionnement. \u00ab\u00a0Vous pouvez n\u00e9gocier un contrat avec une compagnie a\u00e9rienne ou une entreprise h\u00f4teli\u00e8re, mais s\u2019il n\u2019est pas appliqu\u00e9 correctement au sein des agences, il y a de grands risques que cela ne fonctionne pas\u00a0\u00bb, a-t-elle dit.<\/p>\n