Vous \u00eates sans doute au courant de la n\u00e9cessit\u00e9 de mettre en place une solution compl\u00e8te d\u2019att\u00e9nuation des risques li\u00e9s aux voyages pour r\u00e9pondre aux exigences sociales et juridiques associ\u00e9es au devoir de diligence dont l\u2019entreprise doit faire preuve envers les voyageurs d\u2019affaires. Sinon, vous savez peut-\u00eatre que les ressources ou les processus existants en mati\u00e8re de risques li\u00e9s aux voyages sont minimes et doivent \u00eatre plus exhaustifs.<\/p>\n
Comment donc parvenir \u00e0 capter l\u2019attention de la direction et \u00e0 obtenir son soutien pour mettre en place une solution globale en mati\u00e8re des risques li\u00e9s aux voyages ou pour faire passer votre programme de voyages existant \u00e0 la prochaine \u00e9tape?<\/p>\n
La direction a souvent l\u2019impression que le niveau de risque relatif aux voyages au sein de l\u2019entreprise est faible, voire nul. Il n\u2019est pas rare qu\u2019elle pense ainsi\u00a0: \u00ab\u00a0Nous n\u2019avons pas eu de probl\u00e8me; nous n\u2019avons pas eu d\u2019incident avec un voyageur ou un employ\u00e9 expatri\u00e9, alors pourquoi ces pr\u00e9occupations?\u00a0\u00bb Les membres de la direction ont peut-\u00eatre m\u00eame l\u2019impression que leur organisation est, gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019aide de l\u2019entreprise de gestion de voyages avec laquelle elle a conclu un contrat, en mesure d\u2019offrir le soutien n\u00e9cessaire \u00e0 ses voyageurs. Est-elle toutefois r\u00e9ellement pr\u00e9par\u00e9e \u00e0 fournir cet appui?<\/p>\n
Vous avez probablement d\u00e9j\u00e0 entendu l\u2019adage\u00a0\u00ab\u00a0On juge l\u2019arbre \u00e0 ses fruits\u00a0\u00bb. En g\u00e9n\u00e9ral, on emploie ce dernier pour dire qu\u2019on ne conna\u00eet pas la qualit\u00e9 de quelque chose avant de l\u2019avoir essay\u00e9, utilis\u00e9 ou exp\u00e9riment\u00e9. Avec cette id\u00e9e en t\u00eate, posez-vous la question suivante\u00a0: m\u00eame si une intervention n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 n\u00e9cessaire encore, les capacit\u00e9s de votre organisation \u00e0 r\u00e9agir \u00e0 un incident li\u00e9 aux voyages ont-elles d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 mises \u00e0 l\u2019essai?<\/p>\n
Pour obtenir l\u2019attention et le soutien des membres de la direction, il est sugg\u00e9r\u00e9 de mener un exercice d\u2019intervention o\u00f9 il faut r\u00e9agir face \u00e0 un incident impliquant un voyageur d\u2019affaires. Apr\u00e8s avoir obtenu l\u2019approbation n\u00e9cessaire, inventez un incident \u00e0 la fois bref et \u00ab\u00a0r\u00e9aliste\u00a0\u00bb (li\u00e9 \u00e0 la sant\u00e9 ou \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9) touchant un ou plusieurs voyageurs d\u2019affaires et dirigez un exercice pour voir comment l\u2019entreprise g\u00e9rera la situation et soutiendra le ou les employ\u00e9s. C\u2019est une bonne fa\u00e7on de valider le v\u00e9ritable niveau de soutien en place au sein de votre entreprise. Vous trouverez dans les prochaines lignes un mod\u00e8le simple \u00e0 suivre pour un exercice d\u2019intervention.<\/p>\n
Tout d\u2019abord, il est d\u2019une importance vitale que les services appropri\u00e9s de l\u2019entreprise soient repr\u00e9sent\u00e9s lors de l\u2019exercice (p. ex., ressources humaines, sant\u00e9, s\u00e9curit\u00e9, juridique, cadres du secteur d\u2019activit\u00e9s d\u2019o\u00f9 proviennent la majorit\u00e9 des voyageurs, etc.). Ces services de l\u2019entreprise sont g\u00e9n\u00e9ralement ceux qui doivent intervenir et soutenir le voyageur dans le cadre des processus organisationnels internes. Bien entendu, il sera n\u00e9cessaire d\u2019avoir \u00e0 la table les membres de la haute direction qui prendront les d\u00e9cisions relatives \u00e0 l\u2019att\u00e9nuation des risques li\u00e9s aux voyages.<\/p>\n
N\u2019oubliez pas que le but de cet exercice d\u2019intervention n\u2019est pas d\u2019effrayer ou l\u2019alarmer qui que ce soit. L\u2019objectif est\u00a0: 1) de comprendre le niveau d\u2019assistance que votre entreprise est pr\u00e9par\u00e9e \u00e0 fournir \u00e0 l\u2019employ\u00e9 en d\u00e9placement; 2) de d\u00e9couvrir o\u00f9 se trouvent les lacunes dans votre proc\u00e9dure en place pour appuyer les voyageurs;\u00a03) et de savoir quelles mesures doivent \u00eatre prises pour combler les lacunes rep\u00e9r\u00e9es.<\/p>\n
La derni\u00e8re \u00e9tape de votre exercice d\u2019intervention est l\u2019analyse des lacunes ou l\u2019\u00ab\u00a0audit\u00a0\u00bb du niveau de soutien qu\u2019offre l\u2019organisation aux voyageurs. Cette analyse confirmera o\u00f9 se trouvent les lacunes, l\u2019importance de ces derni\u00e8res vis-\u00e0-vis de la sant\u00e9 et de la s\u00e9curit\u00e9 des voyageurs ainsi que la solidit\u00e9 de la marque et des finances de l\u2019organisation. Vous pourriez choisir de fournir l\u2019analyse \u00e0 la direction ou encore recourir \u00e0 des ressources contractuelles sp\u00e9cialistes de l\u2019att\u00e9nuation des risques li\u00e9s aux voyages pour vous aider \u00e0 toutes les \u00e9tapes de l\u2019exercice d\u2019intervention.<\/p>\n
Gr\u00e2ce \u00e0 cet exercice, vous pourriez rapidement attirer l\u2019attention de la direction afin que vous et d\u2019autres dans l\u2019organisation ayez la possibilit\u00e9 de travailler \u00e0 obtenir les ressources contractuelles requises et \u00e0 mettre en \u0153uvre un programme exhaustif de gestion des risques li\u00e9s aux voyages. Essayez-le!<\/p>\n
N\u2019oubliez pas que les lacunes dans le soutien offert aux voyageurs constituent des risques potentiels, et que ceux-ci repr\u00e9sentent de possibles enjeux de responsabilit\u00e9 qui peuvent toucher la sant\u00e9 financi\u00e8re de l\u2019entreprise.<\/p>\n