Les employ\u00e9s qui r\u00e9servent un voyage sans se conformer \u00e0 la directive sur les voyages de leur entreprise mettent non seulement \u00e0 risque leur s\u00e9curit\u00e9 et leur satisfaction, mais aussi le budget de voyages et le programme de donn\u00e9es de leur employeur. Pour am\u00e9liorer le taux de conformit\u00e9, les charg\u00e9s de voyages devraient appliquer les quatre astuces pr\u00e9sent\u00e9es ici.<\/p>\n
Avant que votre organisation puisse prendre des mesures pour rem\u00e9dier \u00e0 une situation o\u00f9 les voyageurs ne se conforment pas \u00e0 sa directive sur les voyages, les charg\u00e9s de voyages doivent d\u2019abord comprendre pourquoi ceux-ci ne respectent pas la politique \u00e9tablie.<\/p>\n
Dans certains cas, les employ\u00e9s ne connaissent tout simplement pas les d\u00e9tails de la directive sur les voyages ou pourquoi ces d\u00e9tails sont utiles pour eux comme pour l\u2019entreprise. Les voyageurs ne se conforment aussi peut-\u00eatre pas afin d\u2019\u00e9conomiser du temps ou d\u2019obtenir une certaine commodit\u00e9 sur la route, pensant sans doute rendre service \u00e0 leur employeur, mais mettant plut\u00f4t de l\u2019avant une \u00e9vidence de mauvaise communication bien co\u00fbteuse. Par exemple, d\u2019apr\u00e8s un sondage de la GBTA (Global Business Travel Association), m\u00eame si 90 % des charg\u00e9s de voyages n\u00e9gocient le Wi-Fi gratuit dans les h\u00f4tels, plus d\u2019un cinqui\u00e8me des voyageurs d\u2019affaires en font l\u2019achat, puis portent le montant \u00e0 leur note de frais.<\/p>\n
Les charg\u00e9s de voyages devraient donc songer \u00e0 ce qui aidera le plus leurs voyageurs \u00e0 respecter la directive de l\u2019entreprise. Une compensation mon\u00e9taire ou des journ\u00e9es de cong\u00e9 suppl\u00e9mentaires pay\u00e9es sont de puissants incitatifs au respect de la politique (dont nous parlerons plus tard), mais parfois, une courte rencontre face \u00e0 face pour discuter de la directive sur les voyages avant un d\u00e9placement est tout ce dont un voyageur a r\u00e9ellement besoin.<\/p>\n
Si vos voyageurs n\u2019ont jamais lu la directive sur les voyageurs d\u2019affaires de l\u2019entreprise, on ne peut pas s\u2019attendre d\u2019eux \u00e0 ce qu\u2019ils la suivent. Il en va de m\u00eame s\u2019ils l\u2019ont lue, mais ne la comprennent pas totalement. Il est de la responsabilit\u00e9 de la direction d\u2019\u00e9tablir une directive qui soit r\u00e9dig\u00e9e en des termes simples pour faciliter la compr\u00e9hension.<\/p>\n
Bien que 79 % des voyageurs ayant r\u00e9pondu au sondage de la GBTA mentionn\u00e9 plus haut d\u00e9clarent que la directive est ce qui les guide lorsqu\u2019ils r\u00e9servent des voyages, plusieurs d\u2019entre eux n\u2019en comprennent pas les bases et ignorent, par exemple, si la politique a un caract\u00e8re obligatoire ou flexible. La moiti\u00e9 des voyageurs croient que leur directive sur les voyages est coul\u00e9e dans le b\u00e9ton alors qu\u2019en r\u00e9alit\u00e9, seules 36 % des politiques le sont.<\/p>\n
Une fois la directive \u00e9crite et v\u00e9rifi\u00e9e pour en assurer sa clart\u00e9 et sa lisibilit\u00e9, elle ne devrait pas \u00eatre remis\u00e9e dans un coin. Les charg\u00e9s de voyages doivent mettre la politique \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8rement, au fur et \u00e0 mesure que l\u2019entreprise adopte de nouvelles technologiques en mati\u00e8re de voyages, \u00e9tablit de nouveaux partenariats et d\u00e9couvre de nouveaux risques de s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n
Les voyageurs d\u2019affaires r\u00e9agissent bien aux r\u00e9compenses. Pour encourager les employ\u00e9s \u00e0 se conformer \u00e0 leur directive sur les voyages, de nombreuses entreprises ont mis en place un programme de compensations destin\u00e9 \u00e0 r\u00e9compenser ceux qui r\u00e9servent leurs voyages en respectant la politique. Lorsque les voyageurs sont r\u00e9compens\u00e9s pour leur comportement, ils tendent \u00e0 se conformer \u00e0 la directive en tout temps.<\/p>\n
Votre entreprise n\u2019a toutefois pas besoin de b\u00e2tir un programme de r\u00e9compenses \u00e0 partir de rien pour suivre cette astuce. Il existe des tonnes d\u2019applis de voyages d\u2019affaires et d\u2019autres solutions technologiques permettant de cr\u00e9er des programmes de r\u00e9compenses qui correspondent \u00e0 votre directive, \u00e0 vos employ\u00e9s et \u00e0 votre plan pour tirer parti des avantages des voyages d\u2019affaires.<\/p>\n
Une directive sur les voyages n\u2019est pas seulement un outil servant \u00e0 \u00e9conomiser de l\u2019argent. Certaines dispositions dans la directive ont pour but de prot\u00e9ger les voyageurs du danger. Une organisation qui n\u2019adh\u00e8re pas aux principes du devoir de diligence pourrait se retrouver dans l\u2019eau chaude. En vertu de l\u2019article 217.1 du Code criminel<\/a>, il incombe \u00e0 quiconque dirige l\u2019accomplissement d\u2019un travail de prendre les mesures voulues pour \u00e9viter qu\u2019il n\u2019en r\u00e9sulte de blessure corporelle pour autrui.<\/p>\n Lorsque les voyageurs comprennent totalement comment la directive sur les voyages de leur entreprise a des impacts sur leur s\u00e9curit\u00e9 personnelle, ils ont davantage tendance \u00e0 la suivre. Ainsi, lorsque vous expliquez la politique \u00e0 vos employ\u00e9s, assurez-vous d\u2019insister sur les avantages qu\u2019ils en tirent et sur la fa\u00e7on dont elle les prot\u00e8ge lorsqu\u2019ils se trouvent sur la route.<\/p>\n Maintenir le taux de conformit\u00e9 \u00e0 la directive est un d\u00e9fi constant, mais se montrer proactif en employant diff\u00e9rentes strat\u00e9gies peut faire une grande diff\u00e9rence.<\/p>\n