La facturation et le paiement des s\u00e9jours \u00e0 l\u2019h\u00f4tel peuvent repr\u00e9senter une probl\u00e9matique pour de nombreuses entreprises. En effet, il est possible que les employ\u00e9s en d\u00e9placement n\u2019aient pas de carte cr\u00e9dit d\u2019entreprise, qu\u2019ils ne disposent pas de la limite de cr\u00e9dit n\u00e9cessaire pour payer le s\u00e9jour ou qu\u2019ils apportent des modifications \u00e0 la r\u00e9servation lors de leur arriv\u00e9e \u00e0 l\u2019h\u00f4tel, et ces situations entra\u00eenent toutes des d\u00e9fis pour les voyageurs d\u2019affaires et le service de la comptabilit\u00e9. Tenter de r\u00e9soudre ces probl\u00e8mes en concluant une entente de facturation directement avec un h\u00f4tel a souvent pour r\u00e9sultat de rendre difficile le processus de rapprochement financier et de retarder les paiements vers\u00e9s aux fournisseurs. De plus, bien qu\u2019avoir recours \u00e0 un sous-traitant pour la facturation constitue une autre option pour le paiement des s\u00e9jours \u00e0 l\u2019h\u00f4tel, celle-ci s\u2019accompagne d\u2019\u00e9tapes et de risques suppl\u00e9mentaires puisqu\u2019il est souvent n\u00e9cessaire d\u2019envoyer une copie de la carte de cr\u00e9dit d\u2019une personne \u00e0 l\u2019h\u00f4tel pour chaque s\u00e9jour.<\/p>\n
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Les cartes virtuelles pr\u00e9sentent une solution de rechange en mati\u00e8re de modes de paiement. Tout comme les cartes de cr\u00e9dit traditionnelles, elles ont un num\u00e9ro, mais leur nature num\u00e9rique fait en sorte qu\u2019elles offrent plus de fonctionnalit\u00e9s que la simple carte de plastique. En fait, elles pourraient bient\u00f4t devenir le mode de paiement privil\u00e9gi\u00e9 par certains fournisseurs du secteur des voyages. Si un sondage de la Global Business Travel Association et d\u2019AirPlus International Travel a r\u00e9v\u00e9l\u00e9 que seuls 11 pour cent des acheteurs du secteur des voyages utilisent actuellement les cartes de cr\u00e9dit virtuelles, presque le quart des r\u00e9pondants ne les ayant pas adopt\u00e9es disent qu\u2019ils vont probablement le faire<\/a> dans un avenir rapproch\u00e9.<\/p>\n Les solides options de personnalisation propos\u00e9es par les cartes virtuelles sont, en partie, la raison pour laquelle celles-ci sont de plus en plus utilis\u00e9es depuis quelques ann\u00e9es et celle pour laquelle nous les recommanderions pour am\u00e9liorer un programme de voyages d\u2019affaires. Les cartes virtuelles offrent une couche de s\u00e9curit\u00e9 additionnelle parce que leur utilisation peut \u00eatre limit\u00e9e \u00e0 certains achats de voyage et \u00e0 certains voyageurs. Elles permettent aussi de se d\u00e9barrasser du probl\u00e8me de la limite de cr\u00e9dit et aident \u00e0 r\u00e9duire la fraude. De plus, lorsqu\u2019une carte de cr\u00e9dit d\u2019entreprise traditionnelle est compromise, elle est annul\u00e9e, ce qui a des cons\u00e9quences, d\u2019une part, sur toutes les r\u00e9servations pour lesquelles la carte a \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9e comme mode de paiement et, d\u2019autre part, sur les voyageurs eux-m\u00eames. Si une carte de cr\u00e9dit virtuelle est compromise, cela n\u2019affecte qu\u2019un seul num\u00e9ro de carte \u00e0 usage unique. Les cons\u00e9quences potentielles sur votre entreprise s\u2019en trouvent alors grandement minimis\u00e9es.<\/p>\n Les cartes virtuelles offrent des solutions de paiement flexibles, permettent d’accro\u00eetre l’efficacit\u00e9 du rapprochement des comptes et am\u00e9liorent la gestion des d\u00e9penses. En adoptant ces cartes \u00e0 usage unique, votre entreprise peut \u00e9tablir des param\u00e8tres pour un paiement, attribuer une valeur d\u00e9termin\u00e9e \u00e0 chaque carte et appliquer cette derni\u00e8re \u00e0 une transaction en particulier aupr\u00e8s d\u2019un fournisseur pr\u00e9cis. En int\u00e9grant des num\u00e9ros de carte virtuelle \u00e0 un programme de voyages, votre entreprise de gestion de voyages (EGV)<\/a> \u00e9vite les d\u00e9fis li\u00e9s au rapprochement en ayant acc\u00e8s aux codes dont elle a besoin sur la r\u00e9servation, chose impossible lorsque les voyageurs r\u00e9servent des s\u00e9jours \u00e0 l\u2019h\u00f4tel directement. Cette technologie offre une gestion des donn\u00e9es am\u00e9lior\u00e9e tout en donnant une meilleure exp\u00e9rience au voyageur et en vous fournissant un aper\u00e7u plus complet de vos d\u00e9penses d\u2019entreprise.<\/p>\n Voici un exemple : Disons qu\u2019un voyageur doit s\u00e9journer une nuit dans une autre province. L\u2019organisateur de voyages peut approuver le voyage et r\u00e9server les chambres par l\u2019interm\u00e9diaire de votre EGV. L\u2019entreprise de gestion de voyages g\u00e9n\u00e8re alors une carte virtuelle qui est attribu\u00e9e \u00e0 ce voyageur en particulier pour un s\u00e9jour \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement sp\u00e9cifiquement s\u00e9lectionn\u00e9 et \u00e9tablit des param\u00e8tres afin que seules les d\u00e9penses li\u00e9es \u00e0 la chambre et aux taxes puissent \u00eatre accept\u00e9es, le tout en n\u2019ayant qu\u2019\u00e0 appuyer sur un seul bouton. L\u2019h\u00f4tel et le voyageur re\u00e7oivent tous deux une copie de la r\u00e9servation et du num\u00e9ro de carte virtuelle associ\u00e9 de la part de l\u2019EGV. Une fois le s\u00e9jour termin\u00e9, le num\u00e9ro de carte de cr\u00e9dit virtuelle est cl\u00f4tur\u00e9 et n\u2019est plus actif.<\/p>\n Du point de vue du voyageur, les num\u00e9ros de carte virtuelle facilitent le processus. Plut\u00f4t que de d\u00e9penser son argent pour r\u00e9server la chambre, il n\u2019a qu\u2019\u00e0 se rendre \u00e0 l\u2019h\u00f4tel et \u00e0 s\u2019enregistrer. Il n\u2019y a rien de plus \u00e0 faire. Les charg\u00e9s de voyages n\u2019ont pas besoin d\u2019utiliser leurs propres cartes pour plusieurs voyageurs et les voyageurs non plus, ce qui leur permet de conserver leurs cartes personnelles pour leur propre usage.<\/p>\n Votre entreprise re\u00e7oit ensuite, sur une base r\u00e9guli\u00e8re, des rapports sur ses donn\u00e9es de voyage de la part de l\u2019EGV et de l\u2019entreprise de cartes virtuelles. Ces rapports acc\u00e9l\u00e8rent le processus de rapprochement puisqu\u2019ils associent chaque voyageur \u00e0 ses voyages et aux num\u00e9ros de carte de cr\u00e9dit attribu\u00e9s tout en saisissant les codes n\u00e9cessaires li\u00e9s aux frais demand\u00e9s par les h\u00f4tels.<\/p>\n Alors que le nombre d\u2019employ\u00e9s occasionnels augmente, les entreprises sont susceptibles d\u2019embaucher des travailleurs temporaires ou de faire venir des invit\u00e9s. Comme ces types de voyageurs ne poss\u00e8dent probablement pas de carte de cr\u00e9dit d\u2019entreprise, ils doivent souvent payer avec leur propre argent et \u00eatre rembours\u00e9s apr\u00e8s coup. Cette situation n\u2019est pas sans apporter des d\u00e9fis puisque les r\u00e9servations peuvent alors \u00eatre effectu\u00e9es ailleurs que sur les plateformes approuv\u00e9es par votre entreprise sans que celle-ci le sache, causant ainsi d’importants probl\u00e8mes lors du rapprochement. Les charg\u00e9s de voyages doivent lier manuellement les voyageurs aux d\u00e9penses. C’est sans compter les risques de fraude encourus.<\/p>\n Les paiements aux h\u00f4tels par carte virtuelle permettent d’\u00e9liminer certaines pr\u00e9occupations, facilitent les voyages et sont plus viables pour les voyageurs temporaires. Alors que les objectifs d\u2019entreprise changent et que les travailleurs contractuels vont et viennent au sein de l\u2019entreprise, le programme de voyages peut gagner ou perdre en importance pour s\u2019adapter \u00e0 la situation, et ce, sans qu’il soit n\u00e9cessaire de se prendre la t\u00eate.<\/p>\n En d\u00e9finitive, les cartes virtuelles peuvent aider votre entreprise \u00e0 renforcer la s\u00e9curit\u00e9, \u00e0 r\u00e9duire la fraude et \u00e0 am\u00e9liorer le processus de rapprochement tout en simplifiant la vie des employ\u00e9s qui voyagent.<\/p>\nLes cartes de cr\u00e9dit virtuelles : davantage de fonctionnalit\u00e9s et d\u2019options de personnalisation<\/h2>\n
Les cartes virtuelles offrent des fonctionnalit\u00e9s additionnelles<\/h2>\n
Les cartes virtuelles augmentent la flexibilit\u00e9 des programmes de voyages<\/h2>\n
Les cartes virtuelles conviennent-elles \u00e0 votre programme de voyages?<\/h2>\n