En 2018, un rapport de la GBTA indiquait que plus de 35 millions de voyages d\u2019affaires avaient \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s au Canada et dans les alentours. Puisque les prix continuent d\u2019augmenter et que les rencontres en personne demeurent essentielles, les acheteurs et les charg\u00e9s de programmes du secteur du voyage sont constamment \u00e0 la recherche de strat\u00e9gies pour am\u00e9liorer la fa\u00e7on dont ils g\u00e8rent les voyages d\u2019affaires et les frais de d\u00e9placement \u2014 un aspect des d\u00e9penses qui, en raison de sa complexit\u00e9 et des d\u00e9fis qu\u2019il entra\u00eene, est reconnu pour \u00eatre difficile \u00e0 ma\u00eetriser par les organisations.<\/p>\n
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Bien que les voyages d\u2019affaires comportent de nombreux rouages et pr\u00e9sentent plusieurs variables impr\u00e9visibles, votre organisation peut am\u00e9liorer la gestion de ses d\u00e9penses et optimiser son budget de voyages et de frais de d\u00e9placement gr\u00e2ce aux trois conseils ci-dessous.<\/p>\n
Votre organisation a-t-elle en place une directive sur les voyages d\u00e9taill\u00e9e? Si c\u2019est le cas, \u00e0 quelle fr\u00e9quence celle-ci est-elle mise \u00e0 jour? Une directive sur les voyages exhaustive jette les bases d\u2019un programme de voyages r\u00e9ussi en offrant \u00e0 vos voyageurs les instructions et les astuces essentielles dont ils ont besoin pour comprendre ce qu\u2019ils peuvent r\u00e9server, pour savoir comment g\u00e9rer leurs d\u00e9penses, etc.<\/p>\n
Voici quelques-uns des \u00e9l\u00e9ments indispensables \u00e0 inclure dans votre directive sur les voyages d\u2019affaires.<\/p>\n
Votre directive sur les voyages devrait r\u00e9pondre \u00e0 toutes les questions que vos voyageurs pourraient se poser au sujet des r\u00e9servations qu\u2019ils sont ou non autoris\u00e9s \u00e0 effectuer. Par exemple :<\/p>\n
Plus important encore, votre directive sur les voyages devrait indiquer \u00e0 vos voyageurs de quelle fa\u00e7on\u00a0proc\u00e9der \u00e0 leurs r\u00e9servations et ainsi d\u00e9finir clairement les options de r\u00e9servation approuv\u00e9es et comment y acc\u00e9der.<\/p>\n
Vos voyageurs auront \u00e9galement besoin d\u2019instructions leur expliquant comment g\u00e9rer les d\u00e9penses engag\u00e9es au cours de leur voyage d\u2019affaires, que ce soit pour la nourriture et les boissons, le transport terrestre, les frais de t\u00e9l\u00e9phone ou d\u2019autres commodit\u00e9s.<\/p>\n
Si vos voyageurs ont une carte de cr\u00e9dit d\u2019entreprise, votre directive sur les voyages devra d\u00e9finir les achats qu\u2019ils sont autoris\u00e9s \u00e0 effectuer ou non avec celle-ci. S\u2019ils utilisent leur carte de cr\u00e9dit personnelle, ils doivent savoir comment inscrire et rapporter correctement leurs d\u00e9penses pour qu\u2019elles soient rembours\u00e9es.<\/p>\n
Les employ\u00e9s ont parfois de nombreuses interrogations lorsqu\u2019il est question de voyages d\u2019affaires. Une directive bien d\u00e9finie les aidera \u00e0 se sentir pr\u00e9par\u00e9s tout en vous permettant de renforcer les ententes que vous avez en place et les param\u00e8tres que vous avez \u00e9tablis pour ma\u00eetriser les co\u00fbts.<\/p>\n
Si votre directive sur les voyages d\u00e9finit les param\u00e8tres r\u00e9gissant les d\u00e9penses, une solution d\u2019automatisation de la gestion des d\u00e9penses rendra le processus de rapport des frais de d\u00e9placement plus simple pour vos voyageurs, le tout en favorisant la productivit\u00e9 et l\u2019exactitude des informations. Les approches traditionnelles, o\u00f9 factures et feuilles de calcul physiques sont n\u00e9cessaires, sont fastidieuses pour tous les voyageurs, mais encore davantage pour les voyageurs fr\u00e9quents, qui effectuent plusieurs de leurs t\u00e2ches sur leur appareil mobile. Qui plus est, ces syst\u00e8mes manuels laissent beaucoup de place \u00e0 l\u2019erreur, ce qui pose des d\u00e9fis pour votre service des finances et r\u00e9duit la visibilit\u00e9 que vous avez sur vos d\u00e9penses.<\/p>\n
De nos jours, de nombreuses solutions fiables sont offertes pour soutenir vos objectifs en mati\u00e8re de voyages et de gestion des d\u00e9penses. Tandis que vous \u00e9valuez les solutions adapt\u00e9es aux besoins de votre organisation, songez aux options d\u2019analyses et de rapports dont vous avez besoin pour obtenir de la visibilit\u00e9 sur vos d\u00e9penses ainsi qu\u2019\u00e0 l\u2019exp\u00e9rience conviviale que vous souhaitez offrir \u00e0 vos voyageurs.<\/p>\n
Si vos voyageurs n\u2019appuient pas et ne respectent pas votre politique, les objectifs de votre programme de voyages peuvent facilement d\u00e9railler, y compris les param\u00e8tres que vous avez en place pour ma\u00eetriser les d\u00e9penses. La technologie joue un r\u00f4le majeur dans votre directive puisqu\u2019elle a des impacts directs sur l\u2019exp\u00e9rience du voyageur.<\/p>\n
Avant de songer \u00e0 apporter des changements \u00e0 vos outils de voyages et de frais de d\u00e9placement, pensez d\u2019abord et avant tout aux utilisateurs finaux \u2014 vos voyageurs \u2014 et d\u00e9terminez leurs besoins. Chaque aspect repr\u00e9sente une occasion de favoriser la participation de vos employ\u00e9s, que ce soit lorsqu\u2019ils planifient leur voyage ou rendent compte de leurs d\u00e9penses. Si vous avez d\u00e9j\u00e0 des technologies en place, comme un outil de r\u00e9servation en ligne ou une application mobile, cherchez \u00e0 savoir si vos voyageurs en sont satisfaits et \u00e9valuez vos taux d\u2019adoption actuels pour d\u00e9terminer si des am\u00e9liorations sont possibles.<\/p>\n
Une solution de ludification pourrait aussi \u00eatre un atout pour votre programme de voyages et vous permettre de mieux ma\u00eetriser les co\u00fbts et de favoriser la conformit\u00e9.<\/p>\n
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