Dans le contexte actuel, qui \u00e9volue rapidement, les renseignements justes et pertinents sur le coronavirus sont une denr\u00e9e rare pour les entreprises et leurs employ\u00e9s. Afin de r\u00e9pondre \u00e0 ce besoin, Les services Direct Travel ont r\u00e9cemment parrain\u00e9 le dernier webinaire de leadership \u00e9clair\u00e9 de BTN, Managing Travel During a Crisis. En guise de compl\u00e9ment \u00e0 ce webinaire, nous avons distill\u00e9 ci-dessous quelques points essentiels \u00e0 transmettre \u00e0 votre \u00e9quipe.<\/p>\n
La pand\u00e9mie de COVID-19 a peut-\u00eatre sem\u00e9 le chaos dans le travail quotidien de la plupart des charg\u00e9s de voyages, mais elle a \u00e9galement d\u00e9voil\u00e9 les liens inextricables qui unissent les programmes de voyages aux plans d\u2019intervention en cas de crise des entreprises.<\/p>\n
D\u2019apr\u00e8s Carey Pascoe, charg\u00e9e de voyages principale, service de l\u2019approvisionnement \u00e0 Dolby Laboratories, une crise repr\u00e9sente parfois l\u2019occasion pour les charg\u00e9s de voyages d\u2019am\u00e9liorer les processus et de collaborer avec leur \u00e9quipe de gestion des incidents. Si votre entreprise ne poss\u00e8de pas d\u2019\u00e9quipe de ce genre, Carey Pascoe conseille d\u2019en cr\u00e9er une et d\u2019y int\u00e9grer, en plus des intervenants li\u00e9s aux voyages d\u2019affaires, des repr\u00e9sentants des ressources humaines, des communications et du service juridique.<\/p>\n
Kelly Christner, chef des voyages internationaux, du transport et des r\u00e9unions \u00e0 Edgewell Personal Care, et d\u2019autres experts ayant particip\u00e9 au webinaire ont approuv\u00e9, r\u00e9it\u00e9rant que la pand\u00e9mie actuelle a soulign\u00e9 les liens profonds existant entre les voyages, les ressources humaines et les d\u00e9cisions de la haute direction. Les charg\u00e9s de voyages devraient formuler des recommandations aux cadres afin de d\u00e9terminer les conditions de la reprise des voyages \u00e0 la suite d\u2019une crise. Il est n\u00e9cessaire que ces recommandations cadrent avec l\u2019\u00e9valuation que feront les ressources humaines sur la question de la s\u00e9curit\u00e9 des employ\u00e9s et de leur degr\u00e9 d\u2019aisance vis-\u00e0-vis de l\u2019id\u00e9e de voyager.<\/p>\n
La capacit\u00e9 d\u2019une entreprise \u00e0 suivre ses employ\u00e9s et \u00e0 \u00eatre \u00e0 l\u2019aff\u00fbt des conditions changeantes d\u2019une crise d\u00e9pend de la qualit\u00e9 des donn\u00e9es auxquelles elle a acc\u00e8s. Collaborer avec un partenaire de confiance, comme une entreprise de gestion de voyages, pour recueillir et analyser les donn\u00e9es permet de prendre les d\u00e9cisions les plus \u00e9clair\u00e9es au c\u0153ur de l\u2019incertitude.<\/p>\n
Carey Pascoe vous recommande de discuter avec votre entreprise de gestion de voyages pour obtenir des renseignements d\u00e9taill\u00e9s et aller au-del\u00e0 des avis de port\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale tels que la fermeture de fronti\u00e8res. Bien qu\u2019il soit important d\u2019avoir un portrait d\u2019ensemble, les r\u00e9gions ouvriront toutes leurs portes \u00e0 des rythmes diff\u00e9rents<\/a>*, chacune \u00e9tablissant ses conditions particuli\u00e8res auxquelles les voyageurs devront s\u2019adapter.<\/p>\n Se fier \u00e0 des donn\u00e9es recueillies par le pass\u00e9 pour prendre des d\u00e9cisions concernant des voyages \u00e0 venir est aussi \u00e0 \u00e9viter. Kevin Iwamoto, chef de la strat\u00e9gie \u00e0 Bizly, indique que les entreprises doivent, en somme, repartir \u00e0 z\u00e9ro et utiliser les donn\u00e9es pass\u00e9es uniquement au besoin pour \u00e9tablir une nouvelle base de r\u00e9f\u00e9rence. Une entreprise de gestion de voyages peut vous aider \u00e0 affronter et \u00e0 \u00e9valuer les possibilit\u00e9s ainsi qu\u2019\u00e0 \u00e9mettre des pr\u00e9visions concernant l\u2019avenir du secteur du voyage.<\/p>\n La r\u00e9ponse des fournisseurs \u00e0 une crise peut avoir des r\u00e9percussions sur le budget qu\u2019une entreprise consacre aux voyages pendant des ann\u00e9es, en particulier si le suivi des billets non utilis\u00e9s n\u2019est pas effectu\u00e9 correctement. L\u2019Association internationale du transport a\u00e9rien (IATA) estime que les remboursements et les cr\u00e9dits li\u00e9s aux billets d\u2019avion conna\u00eetront, en raison de la pand\u00e9mie de COVID-19, une hausse de 35 milliards de dollars<\/a>* partout dans le monde.<\/p>\n Pour les acheteurs de voyages, cela signifie un changement dans les politiques de remboursement et de modification qui ne ressemble \u00e0 rien de ce qu\u2019ils ont pu voir auparavant. Kevin Iwamoto vous recommande de collecter toutes les donn\u00e9es disponibles sur vos billets non utilis\u00e9s et de contre-v\u00e9rifier l\u2019exactitude des informations avec vos partenaires. Une fois cette \u00e9tape accomplie, vous pourrez cr\u00e9er un \u00e9ch\u00e9ancier d\u2019utilisation et d\u00e9ployer une strat\u00e9gie dans votre entreprise.<\/p>\n Si vous faites affaire avec une entreprise de gestion de voyages, v\u00e9rifiez ce qu\u2019elle offre en mati\u00e8re de services de gestion des billets non utilis\u00e9s<\/a>. Neil Hammond, associ\u00e9 \u00e0 GoldSpring Consulting, souligne qu\u2019il est possible qu\u2019une crise ait des r\u00e9percussions sur la structure de votre entreprise de gestion de voyages et sur le niveau de soutien offert. Effectuez des v\u00e9rifications aupr\u00e8s de vos fournisseurs et de vos partenaires pour vous assurer que les services appropri\u00e9s sont encore en place et pour confirmer que vous avez toujours les bonnes coordonn\u00e9es dans vos dossiers.<\/p>\n Avant que les voyages d\u2019affaires puissent reprendre \u00e0 la suite d\u2019une crise, les employ\u00e9s doivent, sans surprise, d\u2019abord \u00eatre \u00e0 l\u2019aise \u00e0 l\u2019id\u00e9e de voyager. Une \u00e9valuation du degr\u00e9 d\u2019aisance de vos voyageurs vous fournit une base \u00e0 ajouter \u00e0 divers \u00e9l\u00e9ments, comme les besoins de l\u2019entreprise, les changements apport\u00e9s aux budgets et l\u2019offre et la demande en g\u00e9n\u00e9ral. Ensemble, ces \u00e9l\u00e9ments vous permettront d\u2019\u00e9tablir un \u00e9ch\u00e9ancier appropri\u00e9 pour la reprise des voyages.<\/p>\n Carey Pascoe et Kelly Chrisner s\u2019accordent pour dire que les entreprises doivent communiquer avec les fournisseurs et informer les employ\u00e9s des mesures de s\u00e9curit\u00e9 pr\u00e9cises mises en \u0153uvre pour prot\u00e9ger les voyageurs<\/a>. Il ne faut pas non plus oublier que ce qui est efficace le premier mois de la reprise pourrait devoir \u00eatre modifi\u00e9 au troisi\u00e8me mois. Une approche souple et progressive tenant compte des conseils des \u00c9tats et des r\u00e8gles locales aidera \u00e0 att\u00e9nuer graduellement les pr\u00e9occupations des employ\u00e9s.<\/p>\n Il est \u00e9galement important de se rappeler qu\u2019il est possible que certains aspects d\u2019une crise laissent des marques bien apr\u00e8s la reprise des voyages. Dans le cas de la pand\u00e9mie de COVID-19, Kevin Iwamoto croit qu\u2019il pourrait y avoir une l\u00e9g\u00e8re diminution des d\u00e9placements puisque certaines entreprises privil\u00e9gient d\u00e9sormais les r\u00e9unions virtuelles ou adoptent des options hybrides. Les ententes qui seront conclues \u00e0 l\u2019avenir pourraient aussi devoir \u00eatre modifi\u00e9es afin d\u2019inclure des dispositions li\u00e9es aux pand\u00e9mies.<\/p>\n3. Ayez en place un syst\u00e8me pour effectuer le suivi des billets non utilis\u00e9<\/h2>\n
4. Sachez que la reprise des voyages d\u00e9pendra des mesures de s\u00e9curit\u00e9 \u00e9tablies et du degr\u00e9 d\u2019aisance des employ\u00e9s<\/h2>\n