{"id":24886,"date":"2020-06-18T19:30:00","date_gmt":"2020-06-18T23:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.dt.com\/?post_type=post&p=24886"},"modified":"2025-12-10T14:40:11","modified_gmt":"2025-12-10T19:40:11","slug":"now-is-the-right-time-to-centralize-your-meetings-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/blogue\/now-is-the-right-time-to-centralize-your-meetings-management\/","title":{"rendered":"C\u2019est le moment ou jamais de centraliser la gestion de vos r\u00e9unions"},"content":{"rendered":"

Que ce soit dans votre pays ou \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, les conseils donn\u00e9s par les experts pour limiter la propagation de la COVID-19<\/a> font d\u00e9sormais partie de la vie quotidienne. Des mesures comme se laver r\u00e9guli\u00e8rement les mains, rester \u00e0 deux m\u00e8tres des autres et porter un masque sont m\u00eame obligatoires dans la plupart des endroits publics.<\/p>\n

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Si de tels changements ont repr\u00e9sent\u00e9 un d\u00e9fi pour une panoplie d\u2019industries, quels sont les impacts de ces nouvelles normes s\u00e9v\u00e8res sur le secteur des r\u00e9unions et des \u00e9v\u00e9nements, un monde o\u00f9 tout commence normalement par une poign\u00e9e de main et o\u00f9 des centaines de personnes provenant de diff\u00e9rents endroits se rassemblent habituellement dans un espace int\u00e9rieur? Pour approfondir le sujet, nous avons tir\u00e9 profit des connaissances de l\u2019\u00e9quipe des r\u00e9unions et des \u00e9v\u00e9nements des Services Direct Travel, qui nous a d\u00e9voil\u00e9 la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019adopter une approche strat\u00e9gique et centralis\u00e9e pour les programmes de r\u00e9unions.<\/p>\n

Consultation personnalis\u00e9e<\/h2>\n

Au c\u0153ur de l\u2019incertitude de la pand\u00e9mie, de nombreux planificateurs d\u2019\u00e9v\u00e9nements ont manifest\u00e9 un int\u00e9r\u00eat renouvel\u00e9 envers les strat\u00e9gies perfectionn\u00e9es pour les r\u00e9unions et les avantages des consultations personnalis\u00e9es.<\/p>\n

Les nombreuses annulations (et toute la r\u00e9organisation qu\u2019elles ont entra\u00een\u00e9e) se sont av\u00e9r\u00e9es un d\u00e9fi complexe \u00e0 relever lorsqu\u2019elles n\u2019\u00e9taient pas g\u00e9r\u00e9es dans le cadre d\u2019un programme centralis\u00e9<\/a>. Selon votre entreprise et l\u2019importance de vos r\u00e9unions, vous aurez sans doute besoin de resserrer vos contrats et de consolider vos prochaines clauses d\u2019annulation. Plut\u00f4t que de vous fier \u00e0 plusieurs fournisseurs, vous devriez faire affaire avec un seul partenaire strat\u00e9gique, qui sera en meilleure position pour vous aider \u00e0 att\u00e9nuer les risques et \u00e0 vous donner un portrait d\u2019ensemble de vos r\u00e9unions. Ce soutien et cette constance peuvent vous \u00eatre particuli\u00e8rement utiles si votre entreprise exerce ses activit\u00e9s avec un personnel r\u00e9duit.<\/p>\n

Centraliser votre programme de r\u00e9unions vous permet \u00e9galement de personnaliser votre strat\u00e9gie de mani\u00e8re \u00e0 tenir compte des objectifs et de la culture uniques de votre entreprise. Si les voyages et les \u00e9v\u00e9nements sont essentiels \u00e0 la mission et au succ\u00e8s de votre organisation, vous devriez envisager une solution cr\u00e9ative pour reprendre vos r\u00e9unions le plus t\u00f4t possible. Par exemple, un client des Services Direct Travel, qui avait auparavant tenu tous ses congr\u00e8s annuels \u00e0 des complexes h\u00f4teliers tout inclus du Mexique, a \u00e9t\u00e9 en mesure de changer sa strat\u00e9gie et de trouver un \u00e9tablissement en Floride offrant des avantages et des commodit\u00e9s similaires pour sa prochaine r\u00e9union.<\/p>\n

Strat\u00e9gie en mati\u00e8re d\u2019hygi\u00e8ne et de s\u00e9curit\u00e9<\/h2>\n

En plus de centraliser la gestion de vos r\u00e9unions, votre strat\u00e9gie doit \u00e9galement tenir compte des nouvelles normes sanitaires. Tout comme les compagnies a\u00e9riennes et les h\u00f4tels, qui ont mis en \u0153uvre de rigoureuses initiatives d\u2019entretien<\/a>, les salles d\u2019\u00e9v\u00e9nement d\u00e9ploient leurs propres proc\u00e9dures pour st\u00e9riliser les espaces et minimiser les points de contact lors du service des repas et des boissons.<\/p>\n

Si vous \u00eates un organisateur de r\u00e9unions, songez aux changements que vous devrez apporter \u00e0 votre bureau d\u2019inscription, \u00e0 l\u2019emplacement des kiosques des fournisseurs, \u00e0 la disposition des tables et aux salles de d\u00e9tente. Pensez \u00e9galement au type d\u2019\u00e9quipement de protection individuelle que vous planifiez offrir aux participants ou que vous exigerez d\u2019eux. Votre partenaire strat\u00e9gique pour vos r\u00e9unions devrait \u00eatre en mesure de vous aider avec ces aspects logistiques et de vous informer des d\u00e9fis qui pourraient vous attendre.<\/p>\n

En plus d\u2019appliquer les consignes sanitaires, il est important de tenir compte des diff\u00e9rentes restrictions r\u00e9gionales vis-\u00e0-vis de la s\u00e9curit\u00e9. Au Canada, chaque province a \u00e9tabli ses propres r\u00e8gles concernant la reprise des \u00e9v\u00e9nements et le nombre de participants maximal autoris\u00e9 lors des rassemblements. Il faut \u00e9galement songer aux participants provenant de l\u2019ext\u00e9rieur de la province ou de l\u2019\u00e9tranger, car ceux-ci pourraient devoir se mettre en quarantaine.<\/p>\n

Pr\u00e9visions<\/h2>\n

Le d\u00e9luge d\u2019annulations d\u2019\u00e9v\u00e9nements qui s\u2019est abattu en f\u00e9vrier 2020, au d\u00e9but de la pand\u00e9mie de COVID-19, s\u2019est depuis transform\u00e9 en avalanche qui a emport\u00e9 toute l\u2019industrie. La certitude des planificateurs de r\u00e9unions \u00e0 l\u2019\u00e9gard d\u2019une reprise des \u00e9v\u00e9nements cette ann\u00e9e s\u2019est consid\u00e9rablement effrit\u00e9e au fur et \u00e0 mesure que les effets de la COVID-19 se sont prolong\u00e9s, un fait que les sondages mensuels d\u2019i-Meet illustrent sans mal<\/a>.<\/p>\n

Si cette incertitude est sans pr\u00e9c\u00e9dent, il y a une bonne nouvelle\u00a0: l\u2019industrie a r\u00e9agi rapidement. De nombreux \u00e9v\u00e9nements ont \u00e9t\u00e9 remis \u00e0 2021 et, en attendant, proposent des composantes virtuelles, comme des ateliers en ligne et des vid\u00e9oconf\u00e9rences. L\u2019\u00e9quipe des r\u00e9unions et des \u00e9v\u00e9nements des Services Direct Travel a tenu des s\u00e9ances de discussion virtuelles avec les fournisseurs et s\u2019est personnellement assur\u00e9e de reporter les r\u00e9servations et de rembourser les clients en temps utile.<\/p>\n

Que les rencontres aient lieu en ligne ou en personne, il demeure pertinent de centraliser votre programme de r\u00e9unions. Tout comme dans le cas des r\u00e9unions en personne, vous devez v\u00e9rifier les fournisseurs de technologie, g\u00e9rer les participations et en effectuer le suivi et mesurer le succ\u00e8s de l\u2019\u00e9v\u00e9nement. \u00ab\u00a0La fatigue Zoom\u00a0\u00bb\u00a0est un v\u00e9ritable d\u00e9fi<\/a>, et votre partenaire en mati\u00e8re de r\u00e9unions devrait \u00eatre capable de vous fournir des analyses d\u00e9taill\u00e9es concernant l\u2019engagement des participants.<\/p>\n

Si votre strat\u00e9gie de r\u00e9unions et d\u2019\u00e9v\u00e9nements n\u2019est pas fond\u00e9e sur une approche de gestion centralis\u00e9e, c\u2019est le moment ou jamais d\u2019en changer. Contactez-nous pour en apprendre plus sur notre programme de gestion strat\u00e9gique des r\u00e9unions.<\/a><\/p>\n

Veuillez prendre note que certains liens contenus dans ce billet m\u00e8nent \u00e0 des pages uniquement offertes en anglais.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

L\u2019\u00e9quipe des r\u00e9unions et des \u00e9v\u00e9nements des Services Direct Travel nous a d\u00e9voil\u00e9 la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019adopter une approche strat\u00e9gique et centralis\u00e9e pour les programmes de r\u00e9unions.<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":25381,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[96],"tags":[98,119,105],"class_list":["post-24886","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-voyages-affaires","tag-gestion-des-voyages-daffaires","tag-reunions-et-evenements","tag-tendances-sur-les-voyages-daffaires"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/24886","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=24886"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/24886\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/25381"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=24886"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=24886"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=24886"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}