{"id":24884,"date":"2020-07-09T14:30:00","date_gmt":"2020-07-09T18:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.dt.com\/?post_type=post&p=24884"},"modified":"2025-12-10T14:40:09","modified_gmt":"2025-12-10T19:40:09","slug":"4-tips-for-planning-a-successful-virtual-meeting","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.dt.com\/fr\/blogue\/4-tips-for-planning-a-successful-virtual-meeting\/","title":{"rendered":"4 astuces pour organiser une r\u00e9union virtuelle r\u00e9ussie"},"content":{"rendered":"

Alors que les organisateurs d\u2019\u00e9v\u00e9nements et les entreprises de gestion de r\u00e9unions s\u2019emploient \u00e0 cr\u00e9er une feuille de route \u00e9volutive pour pouvoir reprendre leurs activit\u00e9s de fa\u00e7on s\u00e9curitaire en personne, la demande pour la tenue d\u2019\u00e9v\u00e9nements virtuels a grimp\u00e9 en fl\u00e8che. Selon une source, les \u00e9v\u00e9nements virtuels\u00a0sont en hausse de plus de 1 000\u00a0% <\/a>en raison de la pand\u00e9mie de COVID-19.<\/p>\n

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Cependant, comme le dit l\u2019expression, la quantit\u00e9 ne fait pas n\u00e9cessairement la qualit\u00e9. Apr\u00e8s tout, n\u2019importe qui peut lancer un appel Zoom ou allumer sa webcam. Que faut-il donc faire pour cr\u00e9er une programmation int\u00e9ressante et transformer une r\u00e9union sur support num\u00e9rique en v\u00e9ritable exp\u00e9rience virtuelle? Pour r\u00e9pondre \u00e0 cette question, nous nous sommes tourn\u00e9s vers\u00a0Creative Group<\/a>, une filiale \u00e0 part enti\u00e8re des Services Direct Travel qui offre des solutions en mati\u00e8re de\u00a0gestion de r\u00e9unions et d\u2019\u00e9v\u00e9nements,<\/a>\u00a0de programmes de motivation (individuels ou de groupe)<\/a> et de\u00a0reconnaissance des employ\u00e9s<\/a>. Vous trouverez ci-dessous quelques points essentiels \u00e0 retenir pour rehausser vos r\u00e9unions et vos \u00e9v\u00e9nements en ligne.<\/p>\n

1. Comblez le foss\u00e9 entre le physique et le num\u00e9rique<\/h2>\n

Avant de passer au num\u00e9rique,\u00a0pensez aux raisons qui vous poussent \u00e0 envisager ce support pour votre \u00e9v\u00e9nement<\/a>\u00a0et visualisez celui-ci dans l\u2019espace virtuel. Peu importe les moyens technologiques dont vous disposez, il est presque impossible de cr\u00e9er une version en ligne de votre r\u00e9union en personne qui soit la copie conforme de cette derni\u00e8re. Comme dans le cas d\u2019un texte traduit d\u2019une langue \u00e0 une autre, la structure et le contenu peuvent changer; l\u2019important est que le message reste le m\u00eame.<\/p>\n

Au lieu d\u2019essayer d\u2019obtenir une r\u00e9plique exacte de votre \u00e9v\u00e9nement, d\u00e9composez ce dernier en parties assimilables et r\u00e9int\u00e9grez ces composantes sous forme num\u00e9rique et physique pour vos participants. \u00c9valuez ensuite quel format convient le mieux \u00e0 chaque aspect. Bien que les participants ne soient peut-\u00eatre pas en mesure de se regrouper dans un espace de r\u00e9union traditionnel, des \u00e9l\u00e9ments physiques peuvent et doivent \u00eatre utilis\u00e9s. Par exemple, Creative Group conseille d\u2019int\u00e9grer des aspects physiques, comme des paquets envoy\u00e9s par la poste, la pr\u00e9sence d\u2019une vedette ou des \u00e9l\u00e9ments portant sa signature, ou encore un service de livraison de repas sur mesure, pour rehausser l\u2019aspect bidimensionnel d\u2019un \u00e9v\u00e9nement virtuel. Enregistrer la partie du programme de certains de vos conf\u00e9renciers sur une sc\u00e8ne, en personne, est une autre m\u00e9thode efficace pouvant \u00eatre employ\u00e9e pour combler le foss\u00e9 entre le physique et le num\u00e9rique. M\u00eame si l\u2019enregistrement est diffus\u00e9 en ligne, cette mani\u00e8re de faire permet de mieux imiter l\u2019exp\u00e9rience que vivent vos participants lorsqu\u2019ils sont physiquement pr\u00e9sents \u00e0 un \u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n

2. \u00c9tablissez votre budget<\/h2>\n

Comme pour n\u2019importe quelle activit\u00e9 de ce type, vous devez comprendre le budget et les besoins associ\u00e9s \u00e0 votre \u00e9v\u00e9nement en ligne afin de planifier en cons\u00e9quence. Les exp\u00e9riences virtuelles et hybrides vous donnent la possibilit\u00e9 de r\u00e9aliser des \u00e9conomies en diminuant les frais li\u00e9s \u00e0 la location d\u2019une salle et au service, mais peuvent aussi entra\u00eener des co\u00fbts et des pertes de temps consid\u00e9rables si vous ne mettez pas en \u0153uvre une technologie adapt\u00e9e \u00e0 vos objectifs.<\/p>\n

Si vous avez l\u2019intention d\u2019utiliser votre \u00e9v\u00e9nement virtuel \u00e0 titre de ressource pour de futures formations, vous devez tenir compte des frais n\u00e9cessaires au maintien de la technologie en place pour une certaine p\u00e9riode de temps. Questionnez-vous sur le caract\u00e8re \u00ab\u00a0visible\u00a0\u00bb de votre contenu \u2014 lequel devrait \u00eatre accessible et qui devrait pouvoir le consulter \u2014 et pensez \u00e0 la m\u00e9thode que vous emploierez pour vous assurer que l\u2019information est \u00e0 la port\u00e9e des groupes de personnes cibl\u00e9s, et ce, pendant et apr\u00e8s l\u2019\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n

La technologie doit \u00e9galement \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9e et test\u00e9e. Cette \u00e9tape est essentielle, car tout probl\u00e8me technique survenant pendant votre \u00e9v\u00e9nement peut vous faire perdre du temps et de l\u2019efficacit\u00e9 et, \u00e0 terme, entra\u00eener des co\u00fbts pour votre organisation. Sans la pr\u00e9sence \u00ab\u00a0sur place\u00a0\u00bb d\u2019une personne charg\u00e9e de l\u2019audiovisuel pour r\u00e9soudre les difficult\u00e9s techniques, vous devez \u00e9tablir un budget pour effectuer les tests appropri\u00e9s avant l\u2019\u00e9v\u00e9nement et mettre en place un plan d\u2019intervention \u00e0 suivre dans l\u2019\u00e9ventualit\u00e9 d\u2019un probl\u00e8me persistant.<\/p>\n

3. Consacrez votre \u00e9nergie \u00e0 encourager la participation<\/h2>\n

La \u00ab\u00a0fatigue Zoom\u00a0\u00bb<\/a>, un terme qui fait r\u00e9f\u00e9rence au stress et \u00e0 l\u2019absence d\u2019int\u00e9r\u00eat d\u00e9coulant d\u2019une quantit\u00e9 accablante d\u2019interactions en ligne et de vid\u00e9oconf\u00e9rences, est l\u2019un des plus grands d\u00e9fis \u00e0 relever pour r\u00e9ussir un \u00e9v\u00e9nement virtuel.<\/p>\n

L\u2019\u00e9mergence de ce ph\u00e9nom\u00e8ne relativement nouveau n\u2019a rien de surprenant compte tenu du grand nombre de nouveaux engagements en ligne que beaucoup doivent remplir en raison de la pand\u00e9mie. Un r\u00e9cent sondage r\u00e9alis\u00e9 par PCMA Convene aupr\u00e8s de plus de 1 700 professionnels<\/a>\u00a0a d\u00e9voil\u00e9 que, dans le secteur des r\u00e9unions et des \u00e9v\u00e9nements seulement,\u00a070\u00a0% des organisateurs ont choisi de remplacer temporairement les \u00e9v\u00e9nements en personne par des \u00e9v\u00e9nements hybrides ou virtuels. M\u00eame si vous ne vous battez plus directement pour attirer des participants, vous vous battez toujours pour obtenir leur attention.<\/p>\n

Votre capacit\u00e9 \u00e0 retenir l\u2019attention d\u2019un auditoire et \u00e0 le faire participer activement repose sur une vari\u00e9t\u00e9 de facteurs. Envisagez toutefois de suivre les lignes directrices g\u00e9n\u00e9rales suivantes pour favoriser l\u2019engagement\u00a0:<\/p>\n