Les personnes charg\u00e9es d\u2019organiser les voyages d\u2019affaires dans les petites et moyennes entreprises peuvent \u00eatre habitu\u00e9es \u00e0 g\u00e9rer seules le programme de voyages de leur entreprise. Souvent, l\u2019organisation des voyages n\u2019est que l\u2019une de leurs nombreuses responsabilit\u00e9s. Au fur et \u00e0 mesure que les besoins de l\u2019entreprise \u00e9voluent et prennent de l\u2019ampleur, un partenaire de confiance peut contribuer \u00e0 rationaliser la gestion des d\u00e9placements.<\/p>\n
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Les membres de l\u2019\u00e9quipe qui occupent ce poste ont peut-\u00eatre d\u00e9j\u00e0 envisag\u00e9 de travailler avec une entreprise de gestion des voyages (TMC), mais ils ne savent peut-\u00eatre pas encore ce que fait une TMC et si un programme de gestion des voyages serait le bon choix pour leur entreprise.<\/p>\n
Voici quelques questions qu\u2019un gestionnaire de voyages devrait se poser pour d\u00e9terminer si son entreprise aurait int\u00e9r\u00eat \u00e0 \u00e9tablir un partenariat avec une entreprise de gestion de voyages.<\/p>\n
Le membre de l\u2019\u00e9quipe responsable de la gestion des voyages doit commencer par examiner la politique de voyage existante de son entreprise. Si la politique n\u2019est pas claire (ou inexistante), le programme de voyage peut souffrir d\u2019un manque de planification ou d\u2019attention aux d\u00e9tails. Les employ\u00e9s peuvent ne pas savoir comment suivre les r\u00e8gles ou, pire encore, tenter de tirer profit de consignes peu contraignantes.<\/p>\n
Pour les entreprises de plus petite taille confront\u00e9es \u00e0 ce manque de coh\u00e9rence dans leur programme de voyage existant, une TMC peut faciliter la mise en place d\u2019une politique plus solide, bien d\u00e9finie et facilement accessible aux employ\u00e9s. Les entreprises de gestion de voyages contribuent m\u00eame \u00e0 cr\u00e9er un environnement de travail plus positif en \u00e9laborant une politique qui met en avant le bien-\u00eatre des employ\u00e9s et proposent une approche globale pour tout ce qui concerne l\u2019assistance aux voyageurs<\/a>.<\/p>\n Hormis l\u2019aide apport\u00e9e aux voyageurs, une TMC soutient \u00e9galement les objectifs strat\u00e9giques et les r\u00e9sultats des entreprises en leur permettant de r\u00e9aliser des \u00e9conomies en temps et en argent<\/a>.<\/p>\n Les programmes de voyage ne disposant pas d\u2019un processus clair pour approuver les voyages peuvent \u00eatre confront\u00e9s \u00e0 des probl\u00e8mes tels que des autorisations de derni\u00e8re minute ou une absence d\u2019autorisation. Les voyageurs peuvent \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 contr\u00f4ler seuls leurs d\u00e9penses ou \u00e0 faire appel \u00e0 des sites Web tiers pour r\u00e9server leurs voyages, ce qui peut avoir un impact n\u00e9gatif sur les r\u00e9sultats de l\u2019entreprise. Il se peut que les gestionnaires n\u2019aient pas acc\u00e8s \u00e0 des donn\u00e9es pr\u00e9cises, ce qui les emp\u00eache de prendre des d\u00e9cisions \u00e9clair\u00e9es concernant l\u2019approbation des tarifs.<\/p>\n Un partenariat avec une entreprise de gestion des voyages permet de simplifier le processus d\u2019approbation des voyages. La TMC peut mettre en place un syst\u00e8me qui renvoie les demandes d\u2019autorisation refus\u00e9es \u00e0 l\u2019employ\u00e9 responsable de la r\u00e9servation de l\u2019itin\u00e9raire, qui peut alors ajuster les demandes en cons\u00e9quence. Les voyageurs ont \u00e9galement acc\u00e8s \u00e0 un outil de r\u00e9servation personnalis\u00e9 et \u00e0 des fournisseurs privil\u00e9gi\u00e9s, de sorte que l\u2019organisation du voyage est effectu\u00e9e conform\u00e9ment \u00e0 la politique en vigueur. Pour les itin\u00e9raires plus complexes, comme les voyages impliquant des cadres sup\u00e9rieurs, la TMC peut \u00e9galement mettre \u00e0 disposition une \u00e9quipe d\u2019agents d\u00e9sign\u00e9s pour apporter une assistance suppl\u00e9mentaire. Ainsi, m\u00eame les demandes les plus d\u00e9taill\u00e9es restent conformes \u00e0 la politique de voyage.<\/p>\n Les voyages r\u00e9serv\u00e9s en dehors de la politique peuvent entra\u00eener des risques tant pour le voyageur que pour entreprise<\/a>. Comme mentionn\u00e9 ci-dessus, il arrive que les voyageurs entravent les relations avec les fournisseurs en utilisant des sites tiers pour leurs r\u00e9servations, tout en \u00e9tant \u00e9galement responsables de tout changement d\u2019itin\u00e9raire. Il n\u2019existe pas de moyen simple de capturer les informations des voyages r\u00e9serv\u00e9s en dehors du syst\u00e8me de r\u00e9servation de l\u2019entreprise, ce qui peut entra\u00eener des rapports de d\u00e9penses inexacts.<\/p>\n La conformit\u00e9 aux politiques est largement automatis\u00e9e avec un programme de gestion des voyages. Une entreprise de gestion des voyages peut \u00eatre une ressource de confiance qui vous aidera \u00e0 rev\u00e9rifier plusieurs d\u00e9tails tels que le prix du voyage et le statut de l\u2019approbation. La collecte des donn\u00e9es est \u00e9galement automatis\u00e9e, ce qui signifie que les d\u00e9tails concernant les voyages r\u00e9serv\u00e9s dans le cadre de la politique sont saisis avec pr\u00e9cision pour l\u2019\u00e9tablissement de rapports qui peuvent \u00eatre facilement consult\u00e9s sur le portail de l\u2019entreprise.<\/p>\n Lorsqu\u2019une entreprise ne dispose pas d\u2019un programme de voyage efficace soutenu par des politiques \u00e9prouv\u00e9es et des experts en voyage, les voyageurs peuvent \u00eatre pris au d\u00e9pourvu face \u00e0 des risques de s\u00e9curit\u00e9 ou de sant\u00e9 sur leur lieu de destination. Mais m\u00eame dans le cas probable o\u00f9 il n\u2019y a pas d\u2019urgence, il est parfois n\u00e9cessaire de modifier ses plans de voyage. Si ces changements ne sont pas autoris\u00e9s ou document\u00e9s, la responsabilit\u00e9 en incombera uniquement au voyageur.<\/p>\n Une entreprise de gestion de voyages devient \u00ab\u00a0l\u2019\u0153il dans le ciel\u00a0\u00bb et soutient les voyageurs pendant toute la dur\u00e9e du voyage, en veillant au respect du devoir de diligence et en intervenant en cas d\u2019interruption de leur voyage. Il peut s\u2019agir simplement de r\u00e9duire les co\u00fbts engendr\u00e9s par des changements d\u2019itin\u00e9raire in\u00e9vitables, ou de mettre en place un contr\u00f4le de s\u00e9curit\u00e9 pour les voyageurs se rendant dans des destinations qui risquent de ne pas \u00eatre s\u00fbres. Chez Les services Direct\u00a0Travel, nos \u00e9quipes sont l\u00e0 pour aider les gestionnaires de voyages \u00e0 surveiller les menaces et \u00e0 tenir leurs \u00e9quipes inform\u00e9es et en s\u00e9curit\u00e9, gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019acc\u00e8s \u00e0 la plateforme de gestion des risques\u00a0Crisis24<\/a>.<\/p>\n Les programmes de voyage non g\u00e9r\u00e9s font souvent face \u00e0 des probl\u00e8mes li\u00e9s aux paiements. Sans consignes clairement d\u00e9finies sur la mani\u00e8re de pr\u00e9senter les d\u00e9penses, les voyageurs risquent d\u2019avoir du mal \u00e0 respecter la politique en vigueur. Il peut \u00e9galement y avoir des malentendus concernant les d\u00e9penses autoris\u00e9es et interdites, les versions imprim\u00e9es des re\u00e7us peuvent dispara\u00eetre, et les d\u00e9penses peuvent \u00eatre soumises tardivement, voire pas du tout. Les personnes charg\u00e9es d\u2019organiser les voyages dans cette situation peuvent avoir du mal \u00e0 pr\u00e9voir et \u00e0 g\u00e9rer les flux de tr\u00e9sorerie. Il se peut qu\u2019ils passent un temps inutile \u00e0 rechercher les re\u00e7us des voyageurs et \u00e0 mettre au point les rapports de d\u00e9penses.<\/p>\n Dans le cadre d\u2019un programme de gestion des voyages, une TMC aide \u00e0 automatiser le processus de gestion des d\u00e9penses, ce qui permet aux gestionnaires de voyages et \u00e0 leurs employ\u00e9s de gagner du temps. Les voyageurs peuvent facilement t\u00e9l\u00e9verser leurs re\u00e7us directement dans le syst\u00e8me g\u00e9r\u00e9, les frais de d\u00e9placement approuv\u00e9s sont soigneusement document\u00e9s et organis\u00e9s de fa\u00e7on num\u00e9rique et les remboursements sont effectu\u00e9s automatiquement par le biais de la paie. Une TMC peut aider \u00e0 mettre en place un syst\u00e8me automatis\u00e9 pour confirmer les d\u00e9tails du voyage, ce qui permet d\u2019am\u00e9liorer les rapports, le suivi et la protection des donn\u00e9es, tant pour le voyageur que pour l\u2019entreprise.<\/p>\n Les entreprises qui se heurtent au manque de fiabilit\u00e9 des rapports concernant leurs programmes de voyage ont parfois constat\u00e9 l\u2019absence de justificatifs de d\u00e9penses des salari\u00e9s, des codifications qui varient d\u2019un d\u00e9partement \u00e0 l\u2019autre et des incoh\u00e9rences dans les relations avec les fournisseurs. Il peut y avoir une certaine confusion quant aux remboursements autoris\u00e9s, et il y a souvent un manque de donn\u00e9es pour mesurer avec pr\u00e9cision le rendement du capital investi.<\/p>\n Une TMC peut contribuer \u00e0 simplifier le processus de d\u00e9claration en capturant les donn\u00e9es n\u00e9cessaires et en les rendant facilement accessibles. Ceci permet au membre de l\u2019\u00e9quipe qui organise le voyage de v\u00e9rifier s\u2019il existe des inefficacit\u00e9s op\u00e9rationnelles et d\u2019apporter des am\u00e9liorations en cons\u00e9quence. De leur c\u00f4t\u00e9, les voyageurs disposent d\u2019indications claires sur la mani\u00e8re de pr\u00e9senter les re\u00e7us, sur les d\u00e9penses qui peuvent \u00eatre rembours\u00e9es et sur la mani\u00e8re d\u2019effectuer des r\u00e9servations dans le respect de la politique.<\/p>\n La transition entre la gestion interne d\u2019un programme de voyages non g\u00e9r\u00e9 et une collaboration avec une entreprise de gestion de voyages n\u2019est pas un processus aussi ardu qu\u2019il n\u2019y para\u00eet. Les employ\u00e9s qui g\u00e8rent les voyages de leur entreprise assument souvent de nombreuses responsabilit\u00e9s; c\u2019est pourquoi la bonne TMC devient un partenaire de confiance qui rend la gestion des voyages plus ais\u00e9e.<\/p>\n Chez Les services Direct\u00a0Travel, nous prenons le temps d\u2019apprendre \u00e0 conna\u00eetre chaque nouveau client. Notre \u00e9quipe vous propose des solutions adapt\u00e9es \u00e0 votre entreprise, sachant que chaque entreprise a des d\u00e9fis, des objectifs et des valeurs qui lui sont propres. Nous sommes l\u00e0 pour vous aider \u00e0 mettre en place les processus, les fournisseurs et les outils ad\u00e9quats afin que votre programme de voyage puisse cro\u00eetre et \u00e9voluer au fur et \u00e0 mesure que vos besoins en mati\u00e8re de voyage prennent de l\u2019ampleur.<\/p>\nComment les itin\u00e9raires de voyage sont-ils g\u00e9r\u00e9s et autoris\u00e9s?<\/h2>\n
Mon entreprise encourage-t-elle le respect des politiques?<\/h2>\n
Les voyageurs savent-ils ce qu\u2019il faut faire en cas d\u2019urgence?<\/h2>\n
Comment se fait la gestion des paiements et des frais de voyage?<\/h2>\n
Mon programme dispose-t-il de rapports financiers fiables?<\/h2>\n
Comment mon programme de voyage peut-il \u00e9voluer \u00e0 partir de l\u00e0?<\/h2>\n